Uno de los principales objetivos de las empresas es la fidelización y prospección de nuevos clientes, y uno de los factores que contribuyen con eso es el help desk. Es en esa interacción de atención de soporte que el cliente define el nivel de satisfacción que el tendrá con la corporación. Uno de los factores que contribuyen para el aumento de satisfacción es la gestión de tiempo de esa atención: el necesita ser dinámico y resolver el problema.
Antiguamente, help desk era sinónimo de atención de soporte via llamada telefonica. Hoy en día, además de sistemas de ticket y de gestión de TI, es posible hacer el acceso remoto a la máquina del cliente, hasta mismo en segundo plano, sin perjudicar el trabajo de los colaboradores. Además, toda esa automación contribuye mucho para la ganancia de tiempo y de disponibilidad de la infraestructura de TI.
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Utilice herramientas de calidad
Con el abaratamiento de las tecnologías, aumento de la capacidad de internet y soluciones en nube, no hay más disculpas para la empresa, independientemente del porte o segmento, mantener sistemas de atención analogicos, con telefono y papel y boligrafo. Para reducir la margen de error, centralizar las informaciones y facilita la atención, la empresa tendrá que contar con un buen software de gestión de tickets.
Con ese tipo de herramienta, el atendiente podrá anticipar problemas por medio del histórico de atenciones, hacer acceso remoto, programar tareas rutinarias y hacer gestión de tickets, priorizando los problemas que afectan el core business de la empresa.
Es importante que el software sea adecuado a reales necesidades de la corporación y que sea centralizador, para que usted pueda hacer las análisis de datos y monitorear el nivel atención en el help desk.
Entendiendo la importancia de la integración de las informaciones
Vamos seguir en el elemento sobre la utilización de una herramienta específica, pero con enfoque en la importancia de la centralización de las informaciones. Es con la centralización de datos que el prestador de servicios conseguirá optimizar el tiempo de atención, teniendo una visión clara de la estación problemática y del problema registrado.
Todas las informaciones necesarias en un único local hace el trabajo más ágil y proactivo. Cuando toda atención era analogico, sin un sistema o registros confiables, todo llamado se reanudaba de cero, lo que muchas de las veces retardan la resolución del problema y reducía la productividad.
Utilice el acceso remoto
Muchas de las veces el cliente no sabe exactamente cómo explicar el problema o el camino hasta el software afectado. En los tiempos de help desk analogico, eso consumia mucho tiempo de conversación, pero hoy todo puede ser simplificado si el equipo de soporte dispone de una herramienta de monitoreo remoto.
Además de facilitar ese tipo de situación, el monitoreo remoto hace que el equipo de TI gané tempo también con la reducción de la necesidad de visitas presenciales, principalmente para realización de tareas burocráticas, como actualizaciones y backups.
Tenga un equipo capacitado
En el elemento arriba, hablamos en relación a los problemas enfrentados en la atención analogica con clientes que no tienen tanto conocimiento en TI. Pero un equipo mal capacitado también perjudica la optimización de tiempo en help desk.
De nada adelanta tener las mejores herramientas, pero un equipo mal entrenado y que no consiga utilizar todo el potencial del sistema, haciendo una atención de help desk estándar años 1990.
Invertir en entrenamientos y capacitación del equipo es tan importante cuánto invertir en herramientas. El foco debe ser en tornar la atención dinámico y productivo, o sea, rápido u con resolución. Para eso, además de una buena utilización de sistema de gestión, el colaborador deberá tener proactividad para anticipar a los problemas, accediendo el histórico de llamado del cliente.
Es importante que, además de capacitados, el equipo esté comprometida en el objetivo principal, que es la optimización de tiempo en la atención. Para eso, además de aprender a utilizar las herramientas, es necesario extraer el máximo potencial de ellas para alcanzar la meta.
Enfoque en la resolución en el primer contacto
Esa es una métrica importante que debe ser evaluada en servicios de help desk, pues es el que indica si su estrategia de optimización de tiempo está realmente dando resultados. Lo que debe ser entendido es que el foco de resolución en la primera atención no debe ser realizado por medio de presión a los colaboradores, y si ser visto como una meta de desempeño.
O sea, en vez de enfocar solamente en números brutos y fríos, es necesario cruzar datos. Es importante ver si aquella atención que fue resuelto en primera llamada no resultó en outra atención para el mismo problemas en un periodo corto, indicando que el problema no fue 100% resuelto, pero apenas postergado.
Cuando la estrategia de resolución en el primer ticket es bien realizada, el cliente queda satisfecho, porque aumenta la fluidez de su empresa. La empresa prestadora de servicios de TI también gana con la posibilidad a atender más clientes en menos tiempo.
Analice los resultados
Para optimizar el tiempo en el help desk, será necesario un monitoreo constante de los resultados. Más una vez, el sistema de gestión gana puntos, pues el dará oportunidad para el gestor emitir informes y evaluar las métricas ideales para medir la calidad y agilidad de la atención.
Para que las análisis sean bien realizadas, el gestor deberá definir previamente los objetivos para la optimización de tiempo, principalmente la calidad en relación a la agilidad. Después de la medición, será posible mapear los puntos de mejora e identificar los cuellos de botella que provocan la pérdida de tiempo en la atención, sea de equipos, softwares o de dificultad del equipo.
¿Comprendió la importancia de optimizar el tiempo en el help desk en TI? La reducción en el tiempo de los tickets, aliado a la calidad en la resolución de los problemas, será en beneficio a todos – al cliente, que tendrá más disponibilidad de la infraestructura, y al equipo de soporte, que pasará a producir más gastando menos, pudiendo expandir la cartera de clientes.
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