A los pocos la gestión de TI viene atestando su carácter estratégico y siendo determinante para las planificaciones de un negocio. Sus funciones básicas, por lo tanto, como inventario de hardware y software, deben acompañar su evolución y ser cada vez más optimizadas.
Eso porque, sin su principal activo estratégico mapeado y escalable, el sector de TI no puede dar insights fidedignos para las tomas de decisión y posicionamiento del negocio. La capacidad de utilización de un software, por ejemplo, puede ser un cuello critico capaz de impedir que una empresa aproveche una oportunidad de ocasión en el mercado.
Lo mismo sucede con los componentes físicos y hardwares. Si no fueron correctamente administrados, evaluados y optimizados, pasaran a ser equipos obsoletos que generan perjuicios irrecuperables.
¿Entonces, como actuar en frente estratégica junto a los tomadores de decisión y también mantener el parque tecnológico en día y eficiente? La respuesta está en la realización de un buen inventario y acompañamiento.
En este post abordados todo que su empresa necesita saber sobre inventario de computadores y sistemas, para que ella pueda escalar su performance y sea capaz de responder rápidamente a los cambios de mercado y las necesidades de sus clientes, factores que están en constante evolución. ¡Acompañe!
¿Lo que es y para qué sirve el inventario de hardware y software?
Para hacer un buen gerenciamiento de los hardwares y softwares de un negocio, es necesario entender cuáles rutinas y responsabilidades tal demanda comprehende. Así, dominando sus límites de actuación, es posible desarrollar métodos y demás estrategias para su gestión.
Entonces, el inventario de TI mapea todo el parque de equipos, sistemas, sus conexiones y relaciones con los usuarios y sus respectivos sectores. Con todos los elementos identificados, el hace un monitoreo para asegurar la performance y escalabilidad, sea desarrollando acciones preventivas de manutención, sea expandiendo su potencial antes de formaren cuellos productivos.
¿Cuáles sus funcionalidades?
Con el inventario bien gerenciado, el equipo del área de TI puede actuar de forma más estratégica y optimizada, permitiendo que contribuya para el buen funcionamiento del negocio y también para sus estrategias futuras.
Entre sus acciones más comunes, podemos citar el monitoreo y gerenciamiento de activos, envió de alertas sobre sus performances, biblioteca de scripts, acompañamiento del vencimiento y utilización de licencias, verificación del funcionamiento de la red de computadores, link de la internet, gestión de usuarios y sus permisos de contraseñas, entre otros.
Sus funcionalidades y monitoreo constantes permiten que la empresa acompañe el desempeño de sus recursos tecnológicos, apure si ellos ― e insumos como tóner de impresoras y papeles ― están siendo utilizados adecuadamente, acompañe la regularidad de llamados sobre ineficiencia o inoperancia, y claro, evalué la condición de la infraestructura conseguir acondicionar nuevas demandas en el corto, medio y largo plazo.
¿Cuáles sus principales etapas?
Existen métodos consagrados para sus gestiones, empresas que desarrollan su propia rutina de inventario o utilizan el concepto de la herramienta que adquieren. Más en el general, ellas abordan las siguientes etapas:
Identificación y registro del inventario
Desarrollar un listado completo y detallado de todos los activos de software y hardware. En cuales sectores están empleados, sus funcionalidades y demás informaciones que pueden complementar su gestión.
Ese proceso debe ser realizado en la infraestructura actual y también en los elementos que fueron insertados de forma gradual en el negocio. Una identificación en el local, con numeración u otro mecanismo administración ― como código de barras ― debe estar relacionada en el sistema o planilla de control del TI. Eso permite que un eventual llamado de soporte sea rápidamente ejecutado, por ejemplo.
Mapeo de su ciclo de vida y principales factores que afectan su desempeño
Además de su localización, el mapeo del ciclo de vida de los hardwares y softwares es fundamental para su inventario y control. Datos como la versión, cuando fue instalado, sus últimas actualizaciones y soportes realizados pueden ayudar en su acompañamiento de desempeño.
También es posible relacionar los usuarios de los equipos, principales insumos utilizados y proveedores conectados a ellos directamente.
Monitoreo constantemente de sus performances
Todos estos datos pueden ser convertidos en informes gerenciales que permiten el monitoreo de sus performances, así como también dar insights para sectores relacionados, como el HelpD Desk de la empresa.
El índice de llamados de soporte además de estándar para determinado equipo puede ser evaluado considerando su dificultad de utilización, como también fallas o imprudencias de usuarios.
Planificación de mejoras y expansiones de capacidad
Tales informaciones permiten que su gestión sea optimizada y que sus informes contribuyan para las estrategias del negocio, y esa es apenas una de sus importancias para la empresa.
¿Cuál la importancia del inventario para la empresa?
Para profesionales del sector, la importancia de cada elemento tecnológico implantado en la empresa es clara, pero para algunos usuarios y gestores, ella solo aparece cuando tales equipos y servicios quedan inoperantes.
El impacto en sus ventas y procesos ― en casos de ineficiencia ― puede generar una serie de perjuicios y su restablecimiento se vuelve la prioridad para todo el negocio, al final de cuentas, los sectores son entrelazados y el efecto es sentido como una reacción en cadena. Así, evaluamos los principales tipos de inventarios realizados.
Inventarios de redes
El inventario de red lidia no solamente con los hardwares responsables por conexiones de sistemas, pero también de los sistemas y servicios entrelazados. Por eso, es necesario monitorear sus licencias de utilización, validad de las versiones y como ellas se relacionan con otras.
Conectar sistemas y hacer con que uno comparta datos con los otros es esencial para traer optimización para los procesos internos. Y para eso, es necesario que la infraestructura de la red este en día con sus requisitos de velocidad y procesamiento, por ejemplo.
Ese inventario también es extremamente estratégico para empresas que lidian con aumentos repentinos de utilización de su parque tecnológico. Aquellas que poseen e-commerce, por ejemplo, regularmente hacen promociones que generan tráfico en sus servidores.
Para que tales promociones tengan éxito, por lo tanto, es necesario saber si la infraestructura actual soporta tal movimiento atípico. Con un inventario de red bien organizado, el TI puede actuar estratégicamente validando que la red soportará o no tal volumen de accesos.
Inventarios de TI
El inventario de TI es generalista e involucra también el mapeamiento y evaluación de la performance de los hardwares de la empresa. Eso optimiza las funciones de Help Desk en el soporte y manutenciones, controla la utilización solamente por usuarios autorizados, además es claro, de aumentar la vida útil de los equipos.
Eso garante que inversiones en tecnologías sean bien planificados y solamente cuando sean necesarios, permitiendo que la empresa no retenga recursos en una infraestructura sutilizada y que pueda tornarse obsoleta.
Tales enfoques permiten potencializar la gestión de TI de un negocio, hacer con que ella realice acciones preventivas y no reactivas. Ese cambio de perspectiva general garante que la empresa tenga mayor control de sus recursos tecnológicos y no sufra con eventuales embotellamiento o inoperancias que pueden comprometer los resultados.
¿Hay herramientas para producirlo de forma más eficiente?
Si su contribución para el negocio es obvia, la cantidad de datos e informes necesarios para su gestión también no es difícil de estimar, al final de cuentas, cada vez más la empresas digitalizan sus procesos y canales.
Así, la respuesta para esa pregunta es que existen varias de ellas, con características y funcionalidades diferentes que se adaptan mejor para cada tipo de negocio y, principalmente, al cuanto la empresa desea innovar y optimizar sus procesos.
Siendo así, lo ideal es a elección de un sistema completo, que engloba no solamente la gestión del inventario como también la Help Desk, pues las informaciones generadas en cada uno de estos servicios son complementares. Podemos citar como soluciones que un buen software debe proveer:
Optimización de la gestión de TI
Además de la manutención de la infraestructura activa y operante, un sistema de gestión de TI también debe considerar la experiencia de su gestor con la herramienta.
Eso significa decir que el software debe permitir una personalización del proceso de apertura de llamados, dashboard ajustado con los principales indicadores que el gestor desea seguir, posibilidad de dar proseguimiento y finalizar llamados a la distancia, entre otros.
Mitigación de errores
El inventario de TI involucra control de licencias, acceso de usuarios y otras actividades que necesitan una administración criteriosa y regular. Con un sistema activo es posible generar alertas para que tales ocurrencias sean tratadas antes de sus vencimientos.
Cuando el sistema gerencia tanto inventario cuanto Help Desk, eso también permite evaluar la recurrencia de llamados para un mismo problema y equipo, y entonces proponer mejoras que involucran la concientización y entrenamiento del equipo, por ejemplo.
Gestión de llamado para soporte de infraestructura
El Help Desk lidia con pedidos para soporte de un mismo equipo diversas veces. Con un sistema que controle tales ocurrencias, es posible unificar cada registro, finalizando todos al mismo tiempo.
Si el llamado registrado involucra el desplazamiento de un funcionario especialista, por ejemplo, es posible optimizar tal visita para hacer otras actividades de control de inventario, como manutenciones preventivas y orientaciones de utilización para nuevos colaboradores.
Un sistema desarrollado especialmente para ese control permitirá incluso que el especialista finalice el llamado todavía en la base en que fue accionado. Eso garantiza la contabilización de su tiempo de respuesta, para garantir que todo sea realizado de acuerdo con la necesidad.
Control de Service Level Agreement (SLA)
El SLA es el documento que establece los niveles mínimos de servicios, y eso vale tanto para las respuestas de llamados, como también para la performance de equipos. Infringir los parámetros previamente acordados, por lo tanto, pueden generar multas y hasta cancelación de contratos.
Por eso, un sistema que permita definir una SLA estándar para diversos cliente o una personalizada para aquellos que poseen demandas específicas garante que la empresa tenga un controle seguro de sus servicios.
Si algo está en desacuerdo con el SLA, por ejemplo, un alerta puede ser emitido para una rápida corrección y restablecimiento del servicio.
Automación de procedimientos de control de la infraestructura
El pleno funcionamiento de servicios y redes es fundamental para que un negocio mantenga su performance comercial y una eventual indisponibilidad puede ser rápidamente combatida por acciones automatizadas previamente programadas en el sistema de gestión de TI.
Es el caso de una parada en el servicio de e-mails de una empresa. Con el proceso automatizado por un sistema, el comando puede ser realizado sin que un funcionario sea desplazado para tal actividad.
Pero, si todavía así persistir la falla, el sistema también estará habilitado para accionar el especialista más próximo de la localización donde la manutención es requerida, optimizando el tiempo de restablecimiento del servicio.
Un sistema que permita hacer la gestión de la infraestructura de TI también tiene una importante contribución en su función de asegurar los datos de la empresa. Hablaremos de ese y de los demás desafíos de gestión de inventario a seguir.
¿Cuáles son los principales desafíos?
Al hablar de los desafíos de la gestión de inventario de TI es necesario considerar los otros elementos que interfieren en su buen funcionamiento. Serian: los usuarios, los directores que toman las decisiones y los procesos que involucran su control.
Utilización indebida de la estructura de TI por los usuarios
Usuarios que intentan instalar softwares y aplicativos indebidos en los equipos de las empresas, por ejemplo, están colocando en riesgo la seguridad de los datos organizativos.
Eso porque tales versiones y dispositivos utilizados para hacer la instalación pueden ser contaminados con virus que pueden rápidamente entrar en la red de la empresa y ocasionar grandes perjuicios.
Además de eso, la falta de conocimiento más aprofundado de los usuarios puede hacer con que ellos excluyan informaciones o sistemas indispensables para el andamiento de las rutinas de trabajo, y por consecuencia, generar problemas.
También es necesario recordar que los equipos y las tecnologías de la organización deben ser empleados exclusivamente para las actividades profesionales. Imprimir material personal, hacer buscas en herramientas pagas y utilizar el tiempo de servicio para actividades extras no solo perjudica el negocio, como también la eficiencia de la infraestructura si es considerada la relación entre disponibilidad y resultados generados.
Garantía de la seguridad de los datos
La seguridad de los datos es una preocupación creciente para los gestores de TI e invertir no solamente en acciones de concientización de los usuarios, pero también en herramientas antivirus y procedimientos que combatan acciones de hackers son cruciales.
En ese punto la importancia de hacer la gestión del inventario de hardwares y softwares vuelve a ganar destaque. Conocer la dimensión del parque tecnológico posibilita la identificación de sus puntos frágiles y cuales los mejores métodos para aumentar su seguridad.
Sin tales informaciones inventariadas, la empresa solo podrá reaccionar a las fallas de su seguridad de datos relativamente, o sea, cuando esté recurrentemente atacada. El problema de ese posicionamiento es que a cada ocurrencia, además de los perjuicios ocasionados y datos perdidos, sus barreras van siendo desvendadas y más fácilmente rotas por los actos maliciosos.
Convencimiento del directorio para hacer las inversiones correctas
En este punto vale resaltar que no se trata apenas de las inversiones acertadas, pero también del momento adecuado de hacerlos. Eso porque aumentar la seguridad de los datos y la capacidad de procesamiento, por ejemplo, no son soluciones que pueden ser adquiridos rápidamente.
Es necesario hacer cotizaciones, evaluar cuestiones técnicas de las soluciones propuestas y hacer la contratación. Ejecutar tales etapas preventivamente, o sea, cuando el cuello de performance todavía no sucedió ni la seguridad de los datos tenga sido comprometida, garante tranquilidad para que el gestor de TI realice buenas negociaciones.
Pero si esté ejecutando tales contrataciones con urgencia, fallas en las consideraciones pueden ocurrir, además de la tardanza para la disponibilización de los productos y servicios.
Montar una filial del negocio en corto plazo puede garantir que una empresa conquiste el mercado antes de la concurrencia, por ejemplo. Esto solo será posible si sus servidores tienen espacio provisto, así como hardwares y licencias de softwares ya están en proceso adelantado de adquisición o instalación.
Convencer directores sobre esa importancia estratégica, por lo tanto, todavía es un desafío. Por más que la empresa este explorando cada vez más el estados de la innovación, ni siempre sus gestores están dispuestos a invertir en las herramientas y el momento cierto. El responsable por la TI, entonces, debe tener buenos argumentos e informes que comprueben sus sugestiones para el negocio.
Performance satisfactoria y escalable
Tal vez el desafío más significativo de la gestión de inventario sea su propósito principal, tener el parque tecnológico activo y con performance satisfactoria, y más una vez el sistema de gestión de TI se vuelve indispensable.
Sin él, hacer el control de los hardwares, softwares y de los usuarios que se relacionan con ellos es considerablemente más difícil. Pedidos de soporte que se pierden, colaboradores que instalan aplicativos indebidos en las máquinas y otras ocurrencias relacionadas a las tecnológicas de la empresa pasan desapercibidas y varios efectores son sentido en la salud financiera del negocio.
La forma de utilizar los equipos actualmente puede ser optimizada y garantir su escalabilidad temporaria y gradual, o sea, para dar soporte a las ocurrencias momentáneas o definitivas.
¿Cuáles las buenas practicas?
Con el panorama de la gestión de inventario bien delimitado, y considerando todavía la utilización de un sistema de gestión de TI completo que integre otros servicios del sector, podemos apuntar algunas sugestiones y buenas prácticas para su éxito.
Dedique un buen tiempo al mapeo del inventario
Un mapeo bien realizado permite que todo el monitoreo y soporte a la infraestructura sean realizadas de forma eficiente y optimizada. Así, el restablecimiento de servicios y de la capacidad de la empresa puede ser recuperado más rápidamente.
Utilicé un sistema que integre otros servicios de la gestión de TI
Considerando que el Help Desk y el inventario cambien informaciones estratégicas entre sí, tener un sistema que integre los dos servicios permite optimizar esa relación y hacer con que los informes de performance sean más amplios en términos de abordajes.
Conozca cuales elementos es posible hacer un estoque
Con el inventario completo, identifique cuales insumos y equipos valen la pena ser estocados. Si por un lado tener tales elementos disponibles de forma inmediata garante una rápida resolución, si no estén una frecuencia de utilización justificable, podrán perder la validad de utilización o quedaren obsoletos.
Conozca bien sus clientes y usuarios
Cuando un sector de TI administra varios negocios de un grupo, lidia con clientes diferentes, así como los usuarios de los sistemas que cada uno posee. Conocer las características de cada uno permite personalizar las acciones estratégicas, y claro, el soporte de atención.
Por eso es importante adoptar una SLA y tener dominio sobre sus determinaciones, principalmente con el apoyo de un sistema que haga el gerenciamiento de tales reglas. Así, cada cliente tendrá la atención de sus necesidades estructurales y de relación.
Establezca prioridades de ejecución e inversiones
La priorización de servicios e inversiones es una estrategia que necesita ser tratada junto con el directorio y gestores de cada sector. Una vez establecida, tal orden de atención también será registrada en SLA.
Así, al recibir dos demandas, sea de atención, sea de adquisición de nuevos equipos, el gestor de TI priorizará aquel sector o servicios previamente acordados. Tal estrategia es fundamental para una buena actuación del área de tecnología de la información, pues mantiene el nivel de satisfacción de sus usuarios y clientes de acuerdo con sus expectativas.
Enfoque en la automación
Con la complejidad de los equipos y el volumen de datos, es necesario invertir en soluciones que optimicen el proceso y ejecute etapas prioritariamente operacionales, como el ajuste de algún sistema, por ejemplo. Eso garante que el equipo de TI actuará solamente en demandas que necesiten de su conocimiento y capacidad de análisis de la situación.
No deje de acompañar el ciclo de vida de los activos
Para que una empresa esté siempre lista para expandir su negocio, el ciclo de vida de sus activos necesita estar debidamente controlado. Eso porque es este acompañamiento que demostrará la necesidad de hacer nuevas inversiones o mejoras en la estructura actual.
Además de eso, apuntará que fallas y tipos de utilización pueden perjudicar los equipos y entonces, proponer cambios de procesos que pueden mejorar su tiempo de vida útil.
En resumen, el inventario de hardware y software es la estrategia que permite que la empresa tenga un modelo de servicio escalable, o sea, pueda atender más clientes y generar más negocios, sin necesariamente hacer grandes inversiones en su estructura.
Es la ecuación ideal para la eficiencia del uso de los recursos tecnológicos asegurando la calidad para los servicios prestados. Sin dudas, una contribución fundamental para que la empresa pueda ofrecer una buena relación y calidad para sus clientes finales.
¿Quiere entender un poco más sobre la escalabilidad del negocio? Entonces siga su lectura con el post sobre gerenciamiento de servicios en TI: alineando calidad y demanda y conozca más.
Descárgalo ahora! Como su empresa de TI puede crecer en apenas 3 pasos
