El proceso de apertura de llamados impacta directamente en la calidad de atención. En cada canal utilizado para la comunicación con el cliente, es necesario definir la estrategias específicas y ciertas metas a ser alcanzadas para garantizar la excelencia en el servicio. Caso contrario, los atendientes pueden tener dificultades para lidiar con los futuros contactos.
Por lo tanto, muchas veces eso puede no parecer una tarea tan simples. Al final, ser agil y adoptar estrategias inteligentes al mismo tiempo es un gran desafío. Pensado en eso, creamos este post para mostrarles 7 sugestiones que van ayudar a usted a optimizar la apertura de llamados. Compruebe!
1. Ir directamente al punto
Objetividad es un concepto fundamental para garantizar calidad en la apertura de llamados. Es necesario utilizar algunos campos-claves para ayudar al cliente a describir los problemas de forma rápida. No se trata apenas de identificar una falla y corregirla, pero hacer con que la experiencia del cliente en el proceso sea buena.
Cuando entramos en contacto con la atención para resolver un problema, mismo que sin percibir, quedamos atentos a las preguntas que son realizadas. Apresentando al cliente los campos que apuntan para el punto focal, es transmitida a él una seguridad mayor sobre lo que está siendo realizado ― el cliente siente que esta en el local cierto y va obtener lo que quiere.
Asi, la satisfaccion del cliente crece y el problema es solucionado de la mejor forma posible.
2. Ser obligatorio llenar los campos-clave
Durante la atención, ciertas informaciones son cruciales para identificar un problema. Y no importa si el puede ser solucionado inmediatamente o deberá ser hecho un retorno al cliente ― eses datos necesitan ser salvos para registro. Por lo tanto, es necesario hacer obligatorio el llenado de ciertos campos.
Cual es el problema (identificando si es una determinada función que presenta fallas o la descripción completa) y los datos de contacto del cliente son dos ejemplos de eso. Al final, si un segundo atendiente asumir el contacto, el no necesitará repetir las preguntas que, como demostramos, dejan el cliente impaciente.
La propia organización de gestión gana con eso, pues puede evaluar las atenciones con base en las informaciones relevantes. Recuérdese de que esta acción debe incluir la documentación de todos los llamados anteriores.
3. Configurar notificaciones para todos los profesionales
Todos los involucrados en la atención, desde la apertura de llamados hasta la solución de los problemas, deben recibir notificaciones (por e-mail o en el propio dispositivo móvil). Eso hace con que la atención sea más ágil y fluido.
Si la continuidad de trabajo depende del acceso manual del funcionario a un determinado sistema para verificar se hay notificaciones, mucho tiempo es perdido. Es necesario que el propio sistema haga ese trabajo de avisar cuando hay algo a ser hecho.
La tecnología debe optimizar todos los procesos que ella puede alcanzar.
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