Lidiar con proyectos de TI exige mucha organización y planificación. Implementar estrategias que permitan gerenciarlos con mas tranquilidad, con el mínimo posible de imprevistos, ya es parte de la rutina de cualquier gestor. Entretanto, en la práctica, eso, puede ser una desafío muy mayor do que se imagina.

Es por eso que las empresas invierten cada vez más en tecnicas y metodologias para viabilizar una gestión más inteligente. El objetivo  es garantizar que el recorrido de los procesos se mantenga dentro del previsto, con bajo costo y alta productividad. Pensando en eso, hablaremos aquí sobre el PMBOK y como el puede ser aplicado en su gestión de proyectos de TI. Compruebe!

Que és el PMBOK?

La gestión de proyectos es una cuestión de extrema importancia para las empresas. Por eso, muchos estudiosos y grandes institutos se dedican a la tarea de encontrar formas más eficientes de aplicarla. Uno de ellos es el Project Management Institute (PMI), cuyo comité de estandarización creó el Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

En gran manera, se trata de un cuerpo de conocimiento en gestión de proyectos – es decir, una guía de las mejores prácticas a ser adoptadas en ese proceso.En el, los fundamentos y conceptos son definidos para que puedan ayudar el trabajo de gestor en sus funciones.

Por lo tanto, el no debe ser confundido con una metodología, pues cada sector (y proyecto) tienen sus particularidades y puede adoptar prácticas diferentes del PMBOK.

Actualmente, la forma en que se utilizan los recursos de TI se ha convertido en una verdadera herramienta que genera valor para los negocios. Por eso, los gestores de la area pasaran a mirar para el PMBOK con más interés, gracias a los beneficios que el puede proporcionar para el sector y la empresa como un todo.

El guia es extremadamente util para que el gestor pueda dimensionar plazos y tareas, mejorando su gobernanza. Además de eso, el delimita algunas prácticas que facilitan la gestión de etapas y recursos comunes en cada proyecto.

Como citamos, él debe ser considerado como un conjunto de prácticas, y no como una receta lista. Algunos pueden funcionar en determinados escenarios, mientras que otros son más adecuados para proyectos y equipos diferentes.

El PMBOK ofrece una visión general, no contemplando peculiaridades de lenguaje tecnica restricta a ciertas áreas. Además de eso, no ofrece modelos únicos de documentos que sugere para utilización.

Cabe al gestor consultar  y estudiar las prácticas del PMBOK, evaluar las características de los proyectos  de TI y identificar cuales de ellas tienen mayor potencial de eficiencia – además de adecuarlas, siempre que necesario, las peculiaridades de su empresa.

Cual es el concepto del proyecto según el PMBOK?

Antes de implementar cualquier idea, es necesario tener en mente lo que el PMBOK entiende como un proyecto. Al final, es necesario alinear sus prácticas con las características que esta siendo gerenciado. Vamos por partes.

Resumidamente, el guia trata del concepto del proyecto como siendo un esfuerzo temporario, o seja, finito. Por lo tanto, el puede ser dividido en algunas categorias: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre.

Partiremos de ese punto para describir el ciclo de un proyecto y, entonces, mostrar cómo las prácticas de PMBOK pueden ser implementadas.

Los grupos de procesos

Primer, es hecha la iniciación. En ella, hay una serie de procesos que definen, por meio de autorización, un nuevo proyecto o una nueva fase de uno ya existente. En seguida, ocurre la planificación, en la cual ocurre el detallamiento de todo aquello que debe ser realizado, incluyendo escopo, cronograma, riesgos, costos etc.

Después, viene la fase de ejecución. Ocurre la performance del trabajo definido en el plan de gerenciamiento, visando obtener éxito en los objetivos establecidos en él. La fase de monitoreo y control, por su vez, posee un conjunto de procesos que permiten acompañar, revisar y controlar el progreso y el rendimiento del proyecto.

En caso de un cambio en la planificación, por ejemplo, es necesario identificar todas las áreas afectadas y, entonces, unificar las adaptaciones necesarias. Para complementar, por fin, tenemos el cierre. En el, hay un conjunto de procesos que visan finalizar todas las actividades en todos los grupos, terminando formalmente las actividades en aquel proyecto.

Las prácticas indicadas por el PMBOK, entonces deben ser consideradas llevando en cuenta cada una de esas etapas.

Como el PMBOK relaciona buenas prácticas y gestión de proyectos de TI

En su versión más reciente,  el PMBOK describe diez áreas de conocimiento que organizan los procesos para optimizar la gestión. Hablaremos brevemente sobre cómo ellas se inserten en la rutina de los proyectos. Tenga en mente de que ellas sirven como referencia, representando diferentes formas de abordar la gestión.

Integración

Aqui son descritos los procesos responsables por integras los demás elementos de la gestión de proyectos. Ellos deben ser identificados y coordinados en cada etapa citada. Al final, es necesario que haya coordinación no apenas entre diferentes proyectos, más entre las actividades de cada uno de ellos.

Escopo

El gerenciamiento del escopo es constituido por los procesos que ayudan en el levantamiento de todo el trabajo a ser ejecutado en el proyecto. El es fundamental para que sean identificados y controladas no solo las etapas de un proyecto, más los posibles cambios durante la ejecución.

Costo

Esa área trata de los criterios necesarios para definición de los costos involucrados en la planificación. No estamos hablando apenas de recurso materiales y herramientas, pero también de inversiones en recursos humanos.

Todo proyecto de TI tiene sus particularidades y puede exigir diferente perfiles de profesional en la composición del equipo. Asi, es importante considerar ese tipo de cuestión ya en la planificación, para que las despesas no se vuelvan mayores do que el esperado.

Calidad

Ese es el momento de definir los criterios para evaluación de la calidad del producto final del proyecto. Si tomamos de ejemplo la atención de help desk a un cliente, es posible elencar algunas métricas importante, como el número de llamados por dia, el tiempo total de la atención, la satisfacción del cliente, el índice de reagendamiento etc.

Eses criterios serán de extrema importancia para el monitoreo y control del proyecto.

Tiempo

Por mas que paresca simples, la área de conocimiento relacionado al tiempo debe tener el cuidado de analizar las etapas de cronograma en particular antes de definir el plazo final. Procesos con poca margen de tiempo para cambios pueden crear       o mismo atrasar el proyecto como un todo.

Por eso, es necesario que el establecimiento del plazo sea posterior a definición de escopo del proyecto.

Recursos humanos

Aquí son descritos los procesos responsables por gerenciar el equipo del proyecto. Cuales los tipos y perfiles de los profesionales, la hierarquia a ser adoptada, el responsable por cada parte del proyecto, etc.

En TI, es necesario tener cuidado especial con la preparación de los funcionarios, entrenandolos para funciones específicas siempre que necesario.

Comunicaciones

No basta que el gestor sepa el status del proyecto 一 los profesionales involucrados necesitan estar conectados en lo que sucede. Por eso, es fundamental utilizar los procesos de gerenciamiento del comunicaciones para generar, colectar, almacenar y transmitir informaciones entre los colaboradores.

Recordando que es fundamental contar con una política de ciberseguridad para evitar la fuga inadecuada de datos sensibles.

Riesgos

Gerenciar los riesgos es la mejor forma de prever escenarios, tanto positivos cuanto negativos, y estar siempre un paso adelante. Aqui, usted encontrara los procesos que facilitan ese trabajo, mostrando cómo identificar y actuar en la solución de problemas.

Debe ser llevado en cuenta, por ejemplo, que un recurso de TI puede estar indisponible. El gerenciamiento de riesgos ayuda a definir un plan de acciones para una falla de ese tipo y hasta mismo a seleccionar una herramienta más eficiente, en caso sea necesario hacer un cambio.

Adquisiciones

Adquirir nuevos productos y herramientas es parte de la rutina de una empresa, principalmente en el sector de TI. Por eso, esa área de conocimiento ayuda a establecer criterios para la adquisición, gerenciando contratos y resultados.

Partes interessadas

Por fin, tenemos los procesos que visan optimizar la gestión de los interes de todos los involucrados en el proyecto, desde clientes hasta fornecedores ㅡ también conocidos como stakeholders. Es necesario identificarlos, planificar la comunicación y establecer parámetros para la satisfacción de todos.

Haga una analize en su equipo de TI y bea como el PMBOK puede ser un gran aliado en la optimización de su gestión de proyectos. Los beneficios tienden a surgir rápidamente!

Te gusto el post? Entonces, vea también nuestras sugestiones para ser mas proactivo en su gestión de TI!

Descárgalo ahora! Como su empresa de TI puede crecer en apenas 3 pasos