Outsourcing de TI es la práctica de tercerizar responsabilidades, como la gestión de infraestructura, la contratación de profesionales y el control de las actividades del departamento de tecnología de la información.
Esa es una manera de la empresa dedicarse a actividades-claves de su negocio. Con eso especialistas del sector de TI pueden administrar y responder por las manutenciones, actualizaciones, evoluciones y disponibilidad de sus sistemas.
Empresas de todos los segmentos y tamaños se pueden beneficiar del servicio de outsourcing de TI. Para saber cómo, continúa la lectura.
En este artículo, usted va entender:
- Outsourcing de TI: ¿lo que es?
- Modelo de Outsourcing
- Tipos de Outsourcing
- Tipos de Outsourcing de TI
- Ventajas y desventajas del Outsourcing de TI
- ¿Debo contratar un outsourcing de TI?
- Como contratar un servicio de outsourcing de TI
¡Buena lectura!
Outsourcing de TI: ¿Qué es?
El nombre que se da en la práctica de tercerizar servicios en el sector de Tecnología de la Información es el Outsourcing de TI.
Normalmente, negocios de tamaño medio y grande, acostumbran contratar empresas capacitadas del sector de tecnología de la información. Así, garantizan calidad y disponibilidad de sus sistemas.
Concepto de Outsourcing
Outsourcing, en traducción libre del inglés, significa fuente externa. El término dice a respecto a la utilización de profesionales y empresas terceros para suplir alguna necesidad de la organización.
La idea del outsourcing le da a la empresa libertad para dedicarse exclusivamente a su core business. Ella hace eso contratando empresas especializadas para ejecutar tareas que sean necesarias para el desarrollo de la empresa – pero que no hacen parte del negocio.
Segundo Gartner, fundador del grupo Gartner, especialista en tecnología, el outsourcing puede “ permitir que las empresas reduzcan costos, aceleren el tiempo de su posicionamiento [de su producto o servicio] en el mercado y aprovechen la experiencia externa, activos y/ o propiedad intelectual”.
Diferenza entre sourcing, outsourcing y procurement
Existen tres conceptos comunes cuando se trata de compras y gestión de proveedores. Vamos a abordar cada uno de ellos abajo, diferenciándolos.
- Sourcing: práctica de buscar soluciones que atiendan las necesidades del negocio y permitan el desarrollo del producto o servicio de la empresa. Es el caso, por ejemplo, de la búsqueda, negociación y compra de materia prima.
- Outsourcing: apenas de sourcing también puede ser traducido como tercerización, outsourcing es el término más utilizado para ese tipo de negociación. Es cuando la empresa contrata un profesional o empresa para atender a una demanda puntual, o continua, como en el caso de las empresa de TI.
- Procurement: en cuanto sourcing es el proceso de adquisición, el procurement es un servicio más amplio. Incluye registro históricos, análisis estratégicos, auditorías, padronización de procesos, entre otros.
En los países de idioma inglés, las empresas acostumbran contar con un departamento de Sourcing and Procurement, identificación operación y gestión. En Brasil, por lo tanto, es común llamar a ese departamento apenas de “Compras”.
Modelos de Outsourcing
Outsourcing, como dicho, es el acto de tercerizar alguna actividad de la empresa. Por ejemplo, el servicio de alimentación y transporte son, generalmente, ejecutados por empresas terceros, enfocadas en esas actuaciones.
Es mucho más barato para la empresa externalizar una actividad que no forma parte de su experiencia, en lugar de reunir a todo un equipo, estructura y procesos para realizar esta tarea.
Por eso, cuando hablamos de tecnología de la información, el término outsourcing se asocia fácilmente. Recuerde: puede externalizar sólo partes de la operación de TI o todo el departamento.
Compruébalo:
Outsourcing de impresión
Los servicios de impresión de outsourcing pueden ser útiles para las empresas que no desean confiar en los equipos dentro de la empresa. También para empresas que no desean contratar y administrar personas para esta actividad.
Por lo tanto, es posible externalizar el trabajo con empresas especializadas, que ya tienen estructura y conocimiento sobre la actividad.
Outsourcing de equipos
El equipo de TI puede ser bastante costoso. Servidores, computadoras, redes, impresoras … Dependiendo de la actividad, la inversión para la empresa puede ser muy alta. A menudo, esta inversión no vale la pena, ya que el enfoque comercial no es TI.
Por lo tanto, la contratación de una empresa responsable de la maquinaria, solo paga el monto del alquiler, instalación, mantenimiento y actualización de los equipos. No es necesario contratar un equipo especializado en hardware o gastar en equipo, lo que facilita la gestión de activos.
Outsourcing de Infraestructura
La infraestructura tiene que ver con la gestión del servidor y del sistema. El objetivo del equipo de infraestructura es garantizar:
- disponibilidad;
- seguridad
- privacidad
La infraestructura reúne todos los componentes (hardware y software) y servicios para garantizar la integridad de los sistemas de información de la compañía.
Full outsourcing de TI
La externalización completa de TI, el servicio que abordamos en este artículo, es la externalización completa de la industria de la tecnología de la información.
Se trata, en particular, de la experiencia, la infraestructura. A través de la tercerización completa de TI, se puede crear, desarrollar, probar, evolucionar, monitorear y controlar los servicios de TI que abordan los procesos comerciales.
En la tercerización completa de TI, el tercero también es responsable de la gestión estratégica de su personal y de las soluciones desarrolladas. Tiene que estar muy bien alineado con la empresa contratante.
Es común que las terceras compañías móviles empleados para operar dentro de la empresa cliente. El objetivo es acercar a los profesionales a la cultura organizacional, los procesos, la comunicación, los objetivos y las metas de la empresa.
Tipos de outsourcing de TI
El modelo de outsourcing de TI varía según la contratación y la ubicación de la empresa de terceros.
Hay tres tipos de outsourcing de TI, definidos de acuerdo con el modelo de contratación y la ubicación. Vamos a explicar cada uno ahora:
Offshore
Offshore es cuando la compañía externaliza servicios de TI de países menos desarrollados, donde los costos de mano de obra e infraestructura se reducen considerablemente.
En este escenario, India ha sido uno de los países más buscados. Además de los bajos costos y las políticas públicas favorables para establecer empresas de outsourcing, India destaca por su capacitación en talento tecnológico de alta calidad.
Los profesionales de la industria pueden posicionarse fácilmente en el mercado laboral global, ya que la mayoría de la población habla inglés con fluidez, lo que permite una buena comunicación.
La dificultad con los idiomas, así como las diferencias culturales, son los principales obstáculos para las empresas que eligen trabajar con el modelo de subcontratación offshore.
Onshore
Siguiendo la lógica, el modelo onshore es lo opuesto a offshore: las empresas contratantes eligen externalizar sus servicios de TI a empresas de su propio país, eliminando conflictos lingüísticos o culturales.
Nearshore
Este modelo busca empresas en otros países cercanos con el mismo idioma y menos diferencia horaria.
Esto permite menores costos sin el impacto de diferencias culturales o dificultades geográficas.
Ventajas y desventajas de Outsourcing de TI
La tercerización de TI tiene una serie de ventajas para las empresas de todos los tamaños, especialmente aquellas con una operación consolidada que buscan evolucionar a través de la transformación digital.
Echa un vistazo a los principales beneficios:
Disponibilidad garantizada
La compañía necesita que sus sistemas funcionen sin problemas. Esto es tanto para el software utilizado en la rutina comercial o de oficina como para sitios web, correos electrónicos y otras iniciativas de marketing digital.
A medida que la tecnología aumenta su presencia en la operación de una empresa, mayores son los riesgos y pérdidas en caso de fallas.
Los profesionales expertos centrados en satisfacer las necesidades de TI son fundamentales. Para esto, la subcontratación es un excelente recurso.
Corrección de fallas
Cuando se trata de tecnología, los errores son comunes. El mal funcionamiento del sistema o del comportamiento forma parte de la vida de los profesionales de TI y afecta el progreso y la productividad de la empresa.
Una vez más, un equipo dedicado es esencial para responder a las fallas lo más rápido posible. Cuanto menos tiempo la empresa sufre el problema, menos daño tiene.
Con una compañía que brinda servicios de outsourcing de TI a su negocio, usted tiene un sistema de apertura de llamadas efectivo y eficiente que garantiza una operación siempre actualizada.
Mejor control de costos
Especialmente para las empresas que no tienen la tecnología como su negocio principal, lidiar con un presupuesto de la industria puede ser un verdadero desafío.
Al externalizar toda la operación de TI, los costos e inversiones ahora son evaluados por profesionales que entienden el tema. Usted es responsable de las decisiones comerciales estratégicas. Esto evita problemas como doble trabajo, tardanza en la entrega y dificultades en la gestión de proveedores.
Gestión centralizada
La gestión centralizada reduce la dificultad de controlar toda la operación. Con el Outsourcing de TI, una persona a cargo de la empresa contratante administra al proveedor a través de un solo contacto.
Es el contacto de la tercera compañía responsable de la contratación, capacitación y administración de su personal. Esto garantiza entregas de calidad y cumplir con los plazos y presupuestos.
Mantenimiento a tiempo
Con una empresa dedicada a proporcionar servicios de TI, el contratista está seguro de que nunca perderán los plazos de mantenimiento. Esto ayuda en el control de fallas y errores, además de permitir la disponibilidad de todos los sistemas.
Algunas tareas de mantenimiento incluyen funciones de respaldo, que brindan seguridad a la información comercial, operativa o estratégica.
Servicios a pedido
Cuando la empresa posee otra empresa como proveedor de TI, es posible desarrollar servicios oportunos para satisfacer demandas específicas.
Este es el caso de las empresas que desarrollan, junto con terceros, sistemas en línea para facilitar algún proceso, reemplazando las hojas de cálculo de Excel, por ejemplo.
El más alto rendimiento
Debido a que los profesionales de TI subcontratados están siempre actualizados sobre las nuevas tecnologías y tendencias, la empresa de subcontratación de TI puede acceder a las noticias sin tener que invertir en capacitación de los empleados.
Por lo tanto, es posible satisfacer las demandas de la empresa con mayor calidad y en menos tiempo.
Centrarse en los negocios
Un beneficio muy obvio y gratificante que justifica la contratación de un outsourcing de TI es el enfoque.
Imagine que tiene una empresa que produce tornillos. Su negocio principal, es decir, su experiencia, es hacer tornillos. No debe preocuparse por la configuración de la red o por mantener los servidores en línea.
Cuando deja estos procesos y necesidades muy específicas (pero extremadamente necesarios) bajo la responsabilidad de empresas especializadas, obtiene un servicio de calidad en esta industria y es libre de concentrar su energía, recursos y atención en lo que su negocio hace mejor. ¡Céntrate en tu negocio!
¿Debo contratar un outsourcing de TI?
¿Entiende las ventajas de tener un outsourcing de TI pero aún no está seguro de si es el momento adecuado?
Así que tratemos de aclararlo. Contrata un outsourcing de TI si:
Quiere reducir costos
Imagine tener que mantener un departamento completo, robusto y calificado para tener TI siempre activa. No es de bajo costo. Dependiendo de la carga de trabajo y los riesgos involucrados, es mucho más ventajoso contratar un outsourcing de TI.
Para las empresas medianas y grandes con una estructura robusta de sistemas y equipos, la subcontratación es la mejor opción.
Quiere mantenerse al día con las innovaciones tecnológicas
Mientras hablamos, los profesionales de TI necesitan estudiar nuevas tendencias e idiomas. Esto permite a los clientes seguir las innovaciones más fácilmente.
Quiere facilitar la gestión de este proceso
No necesita contratar gerentes o equipos para su TI. Deje que un gerente responsable evalúe el servicio del contratista y el tercero para administrar y capacitar a sus empleados.
Quiere ampliar el personal de TI
Si ya tiene un departamento de TI interno pero necesita soporte adicional, la tercerización de TI es una excelente opción.
Digamos que está a punto de desarrollar un proyecto nuevo, grande pero oportuno. En lugar de contratar nuevos empleados, asumir todos estos gastos y tener que considerar la finalización del proyecto, puede adquirir los servicios de una subcontratación de TI y asignar recursos internamente dentro de la empresa durante un tiempo específico.
Cómo contratar un servicio de outsourcing de TI
¿Entiende que su empresa puede beneficiarse de la externalización de TI? A continuación se detallan los puntos principales que merecen atención al contratar a una empresa para cumplir con su infraestructura y otros servicios del departamento.
Compruébalo:
Estudie el escenario actual de la empresa
El primer paso es comprender el escenario en el que se encuentra su negocio. ¿Cómo funcionan sus procesos y comunicación hoy? ¿Qué sistemas se utilizan y qué impacto tienen en la operación?
¿Existen posibilidades de mejoras, cuellos de botella o tendencias del mercado que aún no se hayan aplicado a su negocio?
Al responder estas preguntas, el equipo de gestión tendrá una mejor visión de la situación actual y podrá guiar los próximos pasos.
Listar las necesidades
Antes de contratar, es importante que su empresa aclare cuáles son sus necesidades reales. ¿Hay algo que se pueda hacer internamente o que tenga poco impacto comercial? ¿Qué sistemas y procesos son esenciales?
Teniendo todo esto en mente, detallado y documentado, es hora de buscar empresas que se especialicen en satisfacer estas necesidades.
Buscar proveedores
Con las necesidades enumeradas, busque proveedores que tengan la capacidad de servicio. Busque empresas locales, nacionales o extranjeras.
Todo depende de cuánto impacto tiene el idioma, la cultura, la zona horaria y la ubicación, o no, en el progreso del trabajo.
Haga estudios de mercado, hable con otras compañías, solicite opiniones. Este es el momento de hacer una investigación en profundidad para elegir el formato de outsourcing que mejor satisfaga su demanda.
Gestionar cambio
Todo cambio organizacional implica dificultades que deben gestionarse, ya que, según la cultura y el entorno laboral, los equipos pueden ser más resistentes.
Entonces crea grupos para ayudar en la transición. De esta manera, la operación se mantendrá estable y sin conflictos. Fomentar la integración de los equipos de la empresa con otros para que la relación sea más estrecha.
Aclare las razones de la externalización de TI, los beneficios comerciales y los objetivos estratégicos que rodean la decisión.
Definir el SLA
Como dice el refrán, “la combinación no es costosa”. Es extremadamente importante que en el proceso de contratación de outsourcing de TI, algunos conceptos sean claros, así como los plazos para el servicio.
Por ejemplo, ¿qué es un error? Ambas compañías deben acordar el concepto de error en el contexto del cliente, definiendo una estrategia de acción y un tiempo de respuesta máximo.
Puede leer más sobre SLA en el artículo relacionado haciendo clic aquí.
Evaluar el servicio periódicamente.
Finalmente, un gerente de la empresa contratante debe ser responsable de evaluar el servicio prestado. En resumen, debe observar la calidad de las entregas, cumplir con los plazos, la comunicación, cumplir con los objetivos y las necesidades del alcance inicial.
También es importante analizar el costo x el beneficio de la tercerización de TI. De esta manera, puede verificar con anticipación si es hora de extender el contrato o reevaluar este formato de trabajo.
Conclusión
Outsourcing de TI es una forma inteligente de contar con innovaciones tecnológicas sin tener que invertir en la contratación y gestión de personal.
La externalización de TI es una buena alternativa para las empresas que desean dejar las demandas de la industria bajo la responsabilidad de profesionales especializados.
Con la contratación externa, la empresa controla la calidad del servicio prestado, permite la aplicación de nuevos conocimientos y tendencias para la evolución digital del negocio. También asegura la disponibilidad del sistema al reducir el impacto de las fallas en el progreso de las operaciones.
Sin embargo, asegúrese de mantener un buen sistema de gestión de tickets. Esto le permitirá realizar un seguimiento de los plazos y la productividad del tercero. ¡Prueba el sistema Milvus ahora, gratis durante 7 días!
