Errores en la gestión de TI puede costar muy caro para la empresa y, hasta mismo, el cargo del responsable por el sector, al final, las consecuencias casi siempre tienen efecto cascata devastador.
Áreas estratégicas como el TI deben tener planificaciones de gerenciamiento de los riesgos en los moldes de la aviacion, en que cualquier falla o desatención puede ser fatal. Además, esa es una filosofía llamada Complete Resource Management, que se volvió obligatoria para todos los funcionarios de empresas aereas.
Ella coordina la gestión de todos los elementos de la empresa, o sea, recursos humanos y de infraestructura 一 mecánicos, limpiadores, pilotos o directores financieros tienen las mismas responsabilidades cuando el asunto es seguridad del vuelo.
En la gestión de TI? Es diferente? Creemos que no y, por eso, en este post traemos los 8 errores más críticos que deben ser evitados. Cinturones de seguridad ajustable, puertas en automático y buena lectura!
1. No gerenciar eficientemente el help desk
El soporte al usuario necesita de una gestión eficiente, procesos claros, herramientas que automaticen y reducen los costos del sector.
Lo que se ve, por lo tanto, son muchas empresas tratando ese servicio internamente y sin una estructura de procesos clara.
Para tener éxito en la gestión de help desk es necesario invertir en un sistema específico para ese objetivo y que sea integrado con otras responsabilidades del sector de TI, por ejemplo, la administración del inventario tecnológico.
La tercerización de help desk también es una alternativa inteligente que permite que el equipo de TI actúe estratégicamente en cuanto el soporte al usuario es tratado por una empresa especializada.
2. Dejar el inventario tecnológico quedarse desfasado
Sea en la capacidad de almacenamiento y procesamiento de servidores, sea en versiones de sistemas estratégicos de la empresa: agir de manera reactiva y apenas cuando los cuellos de botella empiezan a suceder es prejudicial para el funcionamiento de la empresa y, claro, para las finanzas.
Con un módulo o sistema dedicado a la gestión del parque tecnológico, es posible hacer inversiones gradativos de menor impacto en las finanzas de la empresa, pero que mantienen la fuerza de innovacion activa.
3. Olvidar la importancia del user experience (UX)
Los usuarios son clientes que necesitan ser conquistados por la experiencia de uso de los sistemas. Es necesario recordar que, en cuanto utilizan sus recursos, están contribuyendo para que el producto o servicio final sea entregue con la mejor calidad posible.
Al crear procesos o gerenciar el help desk es necesario ofrecer facilidades que agilicen los trámites sobre el punto de vista al usuario. Apertura de llamado en el proprio desktop con tecnología OneClick y firma digital de Ordenes de Servicio son algunos ejemplos.
El equipo de TI también debe ser beneficiada por la UX por medio de automatización de procesos burocráticos y soluciones que permitan la actuación inteligente en los llamados, como el agrupamiento de situaciones similares y el cierre de tickets en aplicativos y con soluciones de voz.
4. Preterir la seguridad de los datos (VERIFICAR)
La seguridad de datos no se limita a la utilización de buenos antivirus, mucho por el contrario. La gestión de contraseñas, accesos, control de licencias, bloqueos de midias removibles en los dispositivos y demás acciones no pueden ser desconsiderados como hacen algunos gestores.
En la aviación, la seguridad de vuelo se cultiva incluso en los call centers, en los que los asistentes se relacionan con los pasajeros y son responsables de transmitir y hacer aplicar algunas reglas de transporte. El estudio de accidentes aéreos ya probó que detalles, muchas veces menospreciadas, inician una secuencia de fallas que culmina en situaciones irreversibles y fatídicas.
En la gestión de TI, usuarios-clave de algunos sectores pueden ser destacados para establecer la prioridad de los llamados, definir perfis de contraseñas para cada cargo, así como promover el entendimiento de la importancia de proteger los datos de la organización.
5. Dejar de investigar recurrencias
Aeronaves tienen mecanismos avanzados para automatizar el vuelo y hacer el control de las variables del equipo, pero, en algunos casos, esas facilidades disminuyen el nivel de atención de los pilotos.
Él mismo sucede en el departamento de TI. Con herramientas modernas, muchas veces las analices de recurrencias y relatorios son dejadas en según plan. Dejar de evaluar el desempeño de algunos procesos automatizados también tienen a ser una actitud incorrecta de la gestión.
Es necesario confiar en las tecnologías empleadas, pero también crear ciclos de investigación y acompañamiento para identificar no conformidades que necesitan de soluciones. Utilizar la metodología de gestión de TI recurrente, por ejemplo, puede ser una buena solución.
6. No reconocer sus errores en la gestión de TI
Todo évolué, inclusive las relaciones. Antiguamente, pilotos eran autoridades máximas dentro de la aeronave y hacían una gestión de vuelo totalmente isolada.
En algunos casos, mismo identificando sus errores o siendo alertados por otros miembros de la tripulación, ignoraban los apelos para asegurar la autoridad, ocasionando daños peores.
En la gestión de TI, principalmente en relaciones de servicios terceirizados, asumir un error puede ser una declaración de estar fuera del SLA negociado. Por lo tanto, si ellos son identificados y solucionados con agilidad, los impactos serán mínimos y el relacionamiento con el cliente mantenido.
7. No definir metas e indicadores para la operación
En la gestión de TI debe asegurar el funcionamiento de la infraestructura tecnológica de la empresa y ofrecer apoyo estratégico para las planificaciones y, para eso, necesita definir metas y indicadores de performance para ayudar en esas tareas.
Lo que sucede, ademas, es que muchas empresas inician sus procesos de gestión de help desk y inventario y dejan de definir metas para ellos.
Determinar los indicadores de performance de cada elemento garantiza que ellos tengan un buen Retorno de la Inversión (ROI) y también apuntan el momento cierto para substituirlos.
8. Postergar acciones preventivas y entrenamientos
Con todas esas acciones, sumadas al volumen de informaciones sobre errores más recurrentes, maneras de optimizar procesos y dudas más frecuentes de los usuarios, queda viable que la gestión de TI actúe preventivamente con orientaciones y entrenamientos de reciclaje del conocimiento. Esa medida impedirá la recurrencia de los errores, que generan costos elevados para la compañía.
En esa filosofía de la area de aviacion, los aspectos emocionales, relaciones entre miembros de tripulación, disminución de la atención por stress y fatiga también son temas abordados para evitar accidentes aereos.
Usted cree que tales condiciones y errores en la gestión de TI también pueden afectar el buen funcionamiento? Deje su opinión.
