La implementación de procesos de TI es importante para la organización de las actividades ejercidas por esa área. Gracias a una buena definición de rutinas, todo el departamento puede ser beneficiado con flujos de trabajo más eficientes y con el aumento de productividad.
La gestión de TI también es potencializada, una vez que esas actividades se vuelven pasibles de ser monitoreados de forma adecuada. Por lo tanto, la adopción de procesos necesita ser realizada con una buena planificación y con acciones programadas que objetivan el apoyo de los colaboradores.
Para ayudar usted en este desafío, separamos 7 recomendaciones importantes que pueden ser seguidas durante la implantación. ¡Acompañe!
1. Comprometer todo el equipo
Para conseguir ejecutar una buena implementación de procesos en TI, todos los colaboradores necesitan estar comprometidos de forma adecuada en ese proyecto. Eso incluye tanto los integrantes de la TI cuando los demás funcionarios de la empresa, ya que serán afectados directa o indirectamente por los cambios en la área de tecnología.
Para tanto, es necesario fomentar la motivación de los equipos y convencer a todos de que ese es el mejor camino a seguir. Esa tarea requiere buen liderazgo, persuasión y mayor libertad gerencial para establecer reglas para que la implantación pueda dar cierto. Además, son necesarios buena comunicación y entrenamientos continuos, como veremos adelante.
2. Dividir el proyecto en etapas
Para volver más simples la implementación de procesos en TI, es indicado crear una planificación estructurado en etapas, debiendo contar con flujos de trabajo adaptado a las rutinas de los colaboradores. Eso para que los cambios no estorben las actividades ya existentes y, por consecuencia, terminan de perjudicar las operaciones tanto del departamento cuando de la empresa.
En vez de establecer apenas un proceso complejo y después buscar que todos trabajen rápido para atingir, el indicado es estructurar la implementación por etapas. De esa forma, a cada nivel concluido, parte-se para el siguiente sin causar tantos los impactos negativos ㅡ como la interrupción de actividades existentes o doble trabajo.
El presupuesto de TI también podrá ser organizado de acuerdo a las etapas, para usted obtener una buena sincronía entre las actividades realizadas y los gastos/inversiones correspondientes.
3. Ofrecer entrenamiento continuo
Es esencial ofrecer entrenamiento para que los colaboradores puedan adaptarse correctamente a los procesos que serán implantados, especialmente si ellos vienen acompañados de nuevas tecnologías y metodologías de ejecución de actividades.
Además de eso, los funcionarios necesitan conocer cuáles los objetivos pretendidos con los cambios, para que entiendan el propósito de la implementación de los procesos en TI. Otros aspectos que deben ser informados y trabajados durante el entrenamiento son la responsabilidad de cada miembro, sus plazos y funciones y que informaciones serán necesarias para la ejecución de sus tareas.
También es necesario evitar uno de los errores en la gestión de TI más comunes, que es la realización de apenas entrenamientos puntuales. Al final, los procesos suelen ser modificados a medida que se ejecutan y las tecnologías evolucionan.
Por eso, es fundamental ofrecer entrenamiento y desarrollo continuo para los colaboradores, en el intuito de que siempre estén actualizados sobre las mejores rutinas de TI.
4. Abrir canales de comunicación eficientes
Para obtener la cooperación de los integrantes de TI durante el proyecto de implantación de procesos, es necesario abrir canales de comunicación eficientes. De esa forma, será posible recibir dudas, cuestiones, sugestiones, entre otras colaboraciones. Vea algunos ejemplos de medios y acciones utilizados para eso:
- e-mail corporativo;
- grupos en redes sociales;
- grupos en mensajeros instantáneos. como WhatsApp y Telegram;
- feedbacks individuales y colectivos;
- reuniones periódicas etc.
Con esos elementos, el gestor también podrá esclarecer eventos o acciones relacionados al programa de implementación de procesos, repasando el cronograma general y explicando eventuales ajustes. Todavía tendrá como repasar el papel de cada uno, bien cómo incentivar el cambio de informaciones que pueden solucionar aspectos complejos y promover la innovación en los procesos.
Un equipo bien informado consigue evitar trabajos dispensables más fácilmente. El también se siente más involucrado con el proyecto, de forma que podrá comprometerse más con las metas. Además, los profesionales todavía sabrán cómo buscar informaciones con las personas ciertas, lo que ayuda a mejorar la eficiencia y productividad de los procesos de TI.
5. Definir metas claras y objetivas
Por hablar en metas, es indispensable establecer metas claras y objetivas cuando se implementan en los procesos en TI. Ellas pueden ser realizadas en sincronía con las etapas, sirviendo para validar si los resultados y propósitos de cada etapa fueron alcanzadas.
Por lo tanto, acuérdese de definir metas alcanzables y realistas para no desmotivar su equipo y generar mucho estrés. También busque dividirlas adecuadamente de acuerdo las funciones, responsabilidades y habilidades de cada colaborador para que no ocurra injusticias o terminé por desanimar algunos.
6. Desarrollar evaluaciones de desempeño
Para mejorar la calidad de gerenciamiento en TI, es recomendado desarrollar programas de evaluación de performance, pues ayudan en el control y en la identificación de problema que afectan el rendimiento entre los colaboradores.
Los datos obtenidos pueden ser repasados a los funcionarios, para que consigan entender cuáles aspectos de sus actuaciones necesitan mejorar. Para alcanzar eso, usted puede emplear diferentes técnicas y métodos de análisis, como:
- evaluación realizada por el líder de TI;
- cuestionario aplicado en conjunto con el RRHH;
- evaluación realizada por el propio equipo de TI, esto es, grupal;
- autoanálisis para que el colaborador reflita sobre la situación de su trabajo y busque formas de primorear lo;
- los ya mencionados feedbacks periódicos, en que los colaboradores indican puntos positivos y negativos a sus pares, inclusive al gestor.
Usted todavía podrá emplear indicadores de desempeño para reforzar las verificaciones realizadas, pudiendo cuantificar resultados y el desempeño de los funcionarios.
Vale destacar que esos instrumentos y técnicas de monitoreo posibilitan elevar la productividad y la eficiencia de equipo de TI, ya que son capaces de indicar lo que necesita ser optimizado.
7. Adopte una solución integrada de gestión de TI
Es importante contar con una tecnología que integra varias soluciones en un solo sistema, permitiendo el mismo en relación a los procesos.
De esa forma, usted será capaz de centralizar la gestión y la operacionalización de los nuevos procedimientos y flujos de trabajo de la TI en un solo lugar, lo que mejora el control de proyecto y beneficia la ejecución de las actividades.
También reduce costos y evita gastos de tiempo y esfuerzo innecesarios. Al final, problema de compatibilidad, pérdida de datos durante procesos de cambios de archivos y re trabajos por cuenta de ineficiencias en el contacto de diferentes softwares pueden ser eliminados.
Además de las sugestiones pasadas, recuérdese de buscar establecer una cultura que refuerce la implantación de procesos en TI más ágiles y que fortalezcan la innovación en la gestión de TI.
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