Quiere saber si en verdad necesita un sistema de help desk y gestión de llamadas? Fácil: si usted tiene muchos clientes y no posee aún este sistema, la respuesta es “sí, lo necesita”.
¿Quiere una prueba más detallada? Entonces verifique los cuatro puntos a seguir. Si en su empresa constata cualquiera de ellos (o peor, más de uno), entonces usted tiene un fuerte indicador de que su empresa está atendiendo con calidad reduzida en su gestión, lo que seguramente va a traer problemas en la relación con el cliente (si no lo está teniendo):
Test: ¿Necesita o no de un Sistema de Help Desk?
Señal Nº1
Los procesos internos son fuente constante de stress: en su cabeza, todo está fácil y claro, cuando usted habla todos entienden y no tienen dudas. Llega la hora de la atención….listo, un desastre total. La atención demora, la información no coincide, las promesas no son cumplidas y, cuando usted menos lo espera, el error aparece de nuevo.
Si usted ve su realidad aquí, infelizmente está enfrentando problemas de organización en la operación de tickets, lo que genera todo este nivel de stress innecesario, baja eficiencia en el trabajo y desgaste junto con el cliente.
Señal Nº2
Planillas, papeles y e-mails, forman parte de su arsenal de informaciones: “¿dónde estaba aquella anotación del pedido del cliente?”, “¿en cuál planilla quedó el historial de compras de aquel señor?”, “en mis anotaciones dice que el pantalón de ella era amarillo, pero en la de fulano dice que era azul y que era un short”. ¿Le parece familiar?
Si éste es su caso, es seguro afirmar que su empresa necesita desesperadamente un sistema unificado de informaciones, borrando cualquier duplicidad de informaciones y consolidando toda la base de datos de clientes históricos, en un sólo lugar, evitando la pérdida de informaciones importantes y convirtiéndola inmediatamente, en el acceso que importa.
Señal Nº3
La productividad está paralisada: el volumen de trabajo aumenta, la economía restringe las contrataciones y los entrenamientos parecen no surtir efecto en la eficiencia de los agentes. Esta realidad afecta a muchas empresas y, aunque sea fácil de constatar, puede ser difícil de diagnosticar. ¿Al final, dónde está el problema? La respuesta suele girar alrededor de la falta de medidas y dimensiones de trabajo, aliadas a la falta de centralización de informaciones.
Los agentes, no pueden ser mejor direccionados porque no se sabe cuál es el problema en su trabajo, ni cuáles son los momentos de mayor exigencia del equipo; sume a esto la ineficiencia del proceso, donde una simple atención demora mucho por falta de información accesible y rápida.
Señal Nº4
Usted no puede medir la calidad, luego no puede producir mejoras: el gran miedo de muchas empresas es creer que se está haciendo todo bien, mientras que el cliente cree exactamente lo contrario.
La falta de capacidad de medición es uno de los grandes factores que causan la imposibilidad de evolución en el área, habiendo la necesidad de un sistema de gestión para cambiar este cuadro.
La solución está aquí
No se preocupe si su empresa se encuadra: el sistema de tickets y help desk Milvus está aquí justamente para esto. Con nuestro sistema de HelpDesk, su atención gana agilidad, organización de informaciones, integración con sistema de stock, capacidad de cálculo y administración de informes gerenciales. Lo que genera más satisfacción en el cliente, más capacidad de decisión, gestión, y economía de tiempo y dinero.
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