Cualquier negocio tecnológico o departamento de TI que deseé alto nivel de innovación y optimizar su operaciones para tener buen resultado operacional necesita contar con una comunicación eficiente. La emisión de ordenes de servicios coopera en eso, ya que informan correctamente colaboradores sobre lo que debe ser realizado en la empresa o con los clientes. Además de eso, son realizados con base en un modelo de orden de TI estructurado y completo.
¿Quiere saber más sobre este tema y como él puede ser importante para el direccionamiento de los servicios dentro y fuera de su negocio? Entonces, siga leyendo y vea lo que preparamos para ti!
¿Qué es el modelo de orden de TI?
Un modelo de orden de TI es un documento que orienta como una orden de servicio de TI debe ser realizada y ejecutada, a cual, por su vez, corresponde la formalización del trabajo que será prestado a alguien.
La orden de servicio contiene las instrucciones necesarias para la planificación y la ejecución de un servicio. Ese instrumento es muy utilizado por las compañías para organizar las actividades realizadas a clientes, mapear riesgos del trabajo y controlar actividades efectuadas.
El funciona como una especie de solicitud y autorización del cliente/colaborador para que el sector de TI, o la empresa, efectúe un servicio del cual necesita.
La orden de servicio puede ser compartida con varios colaboradores para que todos queden cientes de lo que es necesario para hacer el trabajo con éxito, llevando en consideración las preferencias, necesidades y exigencias del solicitante. También es considerada la disponibilidad de recursos para eso.
En resumen, podemos decir que una orden de servicio de TI básicamente formaliza una actividad prestada por la TI, por una asistencia técnica o otro equipo de la área a un cliente (interno o externo).
El modelo de orden de TI, por su vez, es, como el nombre ya dice, el modelo documental que deberá ser llenado, dando origen a la orden de servicio. Es simplemente la estructura que necesita ser seguida, conteniendo los datos necesarios para la ejecución de la actividad. Por ejemplo, el puede indicar los insumos necesarios, a mano de obra involucrada, lo que será realizado y cual fecha, entre otras informaciones.
¿Cual su importancia?
Una orden de TI contiene las instrucciones y demás datos pasados por el cliente/colaborador para que el profesional responsable por la actividad sepa exactamente lo que necesita hacer. También son insertados informaciones del parecer del especialista/técnico, involucrando procesos, materiales, recursos etc. necesarios para la realización del servicio.
Es posible, todavía, acrescentar el tiempo de servicio y, en el caso de una asistencia, registrar fallas, problemas o defectos que puedan facilitar la busca por soluciones, lo que ayuda en el trabajo del equipo.
Por ejemplo, un desarrollador web puede usar un modelo en el que explicite los tipos de recursos, los costos y los plazos que necesita para realizar los servicios solicitados. Lo mismo vale para otros cargos y funciones dentro del equipo de TI.
El gestor responsable por los colaboradores que deben ejecutar las actividades solicitadas por medio de órdenes de servicio en TI también puede descubrir aspectos importantes para la correcta realización de esas tareas, beneficiando su gestión en TI.
Por ejemplo, la mano de obra necesaria, además de la cantidad exacta de materiales, para la realización de los servicios con éxito, dentro del plazo definido. Eso será esencial para, entre otras cosas, mantener un buen control de estoques , colaborar con la gestión financiera y minimizar costos.
¿Como hacer y cual es la estructura de la orden de servicio?
Buena parte de las informaciones que el modelo tendrá depende de las actividades ejercida por la empresa o de las funciones del departamento de TI. Por lo tanto, existen algunos datos que costumbran ser comunes a varios negocios y sectores, con ellos:
- datos del cliente/colaborador que realizó la solicitud del servicio;
- numero de procesamiento o del documento — el sirve para el adecuado control de las órdenes emitidas. También ayuda a distinguir una orden de servicio de las otras, facilitando la organización y la busca por esos documentos;
- data de emisión de la orden;
- firma de quien la emitió (solicitante) y de quien ejecutó el servicio. Es importante especificar el cargo de ambos;
- descriptivo de las actividades a ser efectuadas;
- campo con recomendación de los equipamientos y procedimientos a ser empleados en el servicio, lo que ayuda en la ejecución de la tarea;
- término de responsabilidad, especificando lo que cada una de las partes debe o no hacer;
- revisión de orden de servicio, campo ese destinado a la verificación de las alteraciones que fueron realizadas al llenar el orden de servicio, de modo a mantener actualizada;
- riesgo de operación — queda claro al profesional que ejecutará el servicio los riesgos a los cuales está expuesto al efectuar determinadas acciones. Es vital que los gestores sepa de esos riesgos y busquen minimizarlos o eliminarlos. En caso contrario, podrá haber brechas para procesos judiciales;
- EPIS, esto es, los equipamientos obligatorios de protección para la ejecución de las actividades que exponen los trabajadores a riesgos, los cuales están descritos en el campo “riesgo de operación”;
- medidas preventivas — las normas de seguridad de trabajo utilizadas por las organizaciones. Esas normas necesitan de atención especial por parte de los profesionales;
- campo sobre necesidades de entrenamiento — aquí se describen las capacitaciones y habilidades requisitadas para la ejecución de las tareas determinadas. También pueden ser incluidos posibles cursos para entrenamiento en TI de acuerdo a la area de servicio pretendido y la formación de los colaboradores responsables;
- procedimientos a ser tomadas en situación de accidente de trabajo — aquí son expuestas las medidas a ser ejecutadas en eses casos. Es esencial que estén llenadas en el documento. Además de eso, necesita contener la firma de un técnico en seguridad del trabajo y del colaborador involucrado en la actividad.
Es necesario destacar que, normalmente, cada orden de servicio de TI necesita ser emitida en, el minimo, tres vías. En ese caso, una para el colaborador, otra para la empresa/departamento y una para el Servicio Especializado en Ingeniería de Seguridad y en Medicina del Trabajo (SESMT).
SESMT consiste en un grupo de especialistas en algún ramo de ingeniería del trabajo o medicina que actúa en la empresas para asegurar la integridad mental y física de los trabajadores durante sus actividades/funciones.
¿Quien debe llenar el documento en la empresa?
Generalmente, la orden de servicio es elaborada por un profesional responsable de SESMT, pero también puede ser realizada por cualquier trabajador o gestor, Por lo tanto, llenar involucra quien va prestar el servicio (el especialista/técnico o integrantes del equipo de TI), el cliente/colaborador solicitante, el profesional del SESMT y, as veces, el gestor responsable por el equipo.
Algunos sistemas permiten la creación del modelo de orden de TI y la emisión simplificada de varias órdenes después del registro o inserción de datos básicos y personalizados. Ellos también facilitan la busca por registros, documentos y informaciones relacionados a los documentos emitidos y a los servicios ejecutados después de eso.
Gracias a un buen modelo de orden de TI, usted podrá organizar diversos procesos y servicios efectuados por su equipo de TI, bien como primorear la atención ofrecida.
Además de eso, tendrá como controlar mejor los recursos y materiales necesarios para la ejecución de las actividades, sin hablar que será capaz de monitorear cuales colaboradores prestan más servicios a sus clientes externos o internos.
¿Te gustó saber como un modelo de orden de TI puede ser útil para organizar los servicios prestados por su equipo o empresa? ¡Entonces, comparta este post en sus redes sociales para que sus contactos también sepan de eso!
