La contribución para la eficiencia operacional y depreciación de patrimonio. Esos son dos puntos de vista fundamentales para la gestión de TI que la planilla de inventario de informática no es capaz de traer en panorama realista.

Ella tiene sus méritos y funcionalidades, obviamente, pues en la ausencia de una herramienta adecuada, desempeña la función de control del parque tecnológico para que la empresa no quede totalmente a ciegas.

Pero, desde que las tecnologías fueron alzadas al nivel más estratégico del negocio, su gestión necesitó evolucionar considerablemente para que ellas sean utilizadas con el máximo de rendimiento posible.

Es necesario, por lo tanto, comprender de manera global la importancia de abandonar las planillas de inventario como herramientas de TI y, entonces, adoptar un mecanismo capaz de escalar ese cuidado para parques tecnológicos cada vez mayores y de alto valor agregado.

En este post, discutiremos todos los puntos más relevantes de esa decisión que empresas que quieren mantenerse competitivas necesitan hacer. Acompáñenos!

Importancia de control de activos

Existen diversas razones para controlar los activos de una empresa, principalmente el inventario de informática.

Con ese control, es posible estimar la media de gastos con consumibles, por ejemplo, o la capacidad de expansión operacional a partir de la estructura actual.

El control de inventario de informatica tambien es primordial para la gestión contabil de la empresa, y con él es posible identificar hasta mismo el uso o apropiación indebida de bienes de la organización.

Pero, además de esos beneficios estáticos relacionados a la gestión de patrimonio, podemos apuntar otras dos contribuciones más estratégicas de ese control. Son ellas:

Eficiencia de uso para toda la empresa

La velocidad es una característica esencial para empresas competitivas. Ellas necesitan estar al frente de la concurrencia y entregar a sus clientes una experiencia completa en el menor tiempo posible.

Siendo así, el soporte dado a ellas, sea en el Service Desk, sea en la gestión de inventario, debe tener la misma filosofía.

Un control de activos debidamente realizado garantiza que toda la estructura está funcionando en su mejor performance. Eventuales actualizaciones y expansiones de la capacidad de recursos pueden ser muy fácilmente identificadas con antecedencia si están siendo monitoreadas, por ejemplo.

Reducción de despesas no previstas y desperdicios

En las organizaciones modernas, cada recurso tecnológico funciona como un pequeño motor de sector en que está instalado, optimizando la estructuración y ejecución de tareas, inclusive de manera multisectorial.

Cuando uno de esos motores deja de operar, o tiene su rendimiento comprometido por alguna falla o situación relacionada, lo que se observa es una reacción en cadena en los demás sectores conectados.

Es el caso de un sistema de conciliación de tarjetas de crédito operado por el sector financiero. Si se bloquea o no está disponible, todas las bases de ventas retrasan sus negociaciones o incluso dejan de comercializarse debido a la inestabilidad. Eses son los llamados costos ocultos, que no son pasibles de ser cuantificados, pero que ciertamente afectan las recetas de la empresa.

Del punto de vista más práctico, el control de inventario bien ejecutado permite que renovaciones de licencias, cambios de equipos y demás acciones de mejora son realizadas en el timing cierto, garantizando capacidad de negociación por mejores precios.

También asegura que la empresa no quedará con un parque tecnológico abajo de sus necesidades de procesamiento. La compra de un servidor o hasta la contratación de uno de ellos de forma terceirizada exige tiempo, y la información del inventario permite identificar la porcetaje de uso actual y la proximidad de un cuello de botella.

Fallas decurrentes de la planilla de inventario de informática como instrumento

Aunque que sea posible hacer compartimento de documento y reglas para su alteración, es claro que el control por planillas es frágil, principalmente para empresas con un creciente inventario tecnológico. Entre los percances más comunes, podemos señalar:

No hacen un control globalizado

Planillas de inventario de informática no consiguen unificar todas las informaciones relevantes en una sola pantalla. Es necesario tener acciones para el control físico, lógico, de softwares, agentes y, claro, de auditoría, pero, esa herramienta es enyesada en ese sentido.

Depositan gran parte de proceso al profesional de TI

Planillas pueden ser creadas con varias reglas y rellenos automáticos, pero, aún así, exigen que los profesionales ejecuten buena parte de las acciones y conferencias.

Así, al insertar un nuevo computador en el inventario, por ejemplo, la planilla puede atribuir nuevos datos automáticamente, pero el profesional deberá insertar manualmente la mayor parte, como autorizaciones de acceso, privilegios y hasta implementación de firewall.

Automatizar tales controles con un software de control de inventario garantiza que menos errores serán cometidos, que otras fuentes puedan auxiliar en la alimentación de datos y que el profesional actuará de manera estratégica, y no burocrática.

No dan apoyo y informaciones para auditorias regulares

Con un control fallo y la limitación de la herramienta generadora de planillas, hacer auditorías es todavía más difícil y demorado. Además de la verificación de funcionamiento, ella también se ocupa en identificar las incongruencias de informaciones sobre el inventario.

Así, sus funciones primordiales, que son hacer una análisis del rendimiento y identificar punto de mejora, queda deficitarias, pues buena parte de la atención de los profesionales es direccionado para las fallas de control.

Beneficios de uso de un software para control de inventario

Cuando una empresa invierte en tecnologías para atender mejor sus clientes y diferenciarse en el mercado, necesita tener en mente que solamente obtendrá éxito en la estrategia si ellas están en plena capacidad de utilización.

Identificar que la performance está dentro de las expectativas de uso es uno de los beneficios que un software de control de inventario puede proporcionar. Además de él, podemos citar:

Gerenciamiento eficaz de acciones preventivas y emergenciales

Con un software, es posible determinar diversas maneras de analizar una misma información. Los computadores de una filial pueden ser evaluados de manera global, o individualmente, con detalles de sus dispositivos.

Eso garantiza que su gerenciamiento sea más eficaz en la hora de promover acciones preventivas y emergenciales.

Protección de los datos

De la misma forma que datos del negocio necesitan ser protegidos, el control de inventario debe estar seguro contra acciones maliciosas o pierda de registros.  Con un software específico, los datos están resguardados.

Análisis más refinado

El inventario puede ser comparado de acuerdo con su tiempo de vida, padrón de uso, performance y otros. Asi, la planificación, sea de auditorias, de inversiones, sea de reparos, puede ser mejor organizado y fidedigno a las necesidades de la empresa.

Aumento de vida útil y performance de los equipamientos

En el inicio del post, mencionamos que cada equipamiento o software funciona como un pequeño motor para toda la organización y, cuando bien utilizado, puede atingir el máximo de desempeño.

Eso garantiza resultados en doble para la organización, pues también proporciona la reducción de costos con reparos y reposiciones.

Queda claro que la planilla de inventario de informática no consigue atender la complejidad de la gestión de activos tecnológicos de empresa de grande porte y que estén en franco crecimiento, por lo tanto, buscar una herramienta capaz de cumplir ese objetivo o una empresa de tercerización que la utilice es esencial.

¿Es el caso de su empresa ? Entonces, acompañe el post “Cómo escoger un software de gestión de TI”  ¡Y trace un plan de migración eficiente!