¿Cuántas veces usted ya planifico una actividad y tubo que abandonarla por causa de otras emergencias? ¿Cuántos plazos ya fueron perdidos debido al acumulo de tareas a ser ejecutadas en un mismo día? ¿Ya perdió algún compromiso familiar por causa del trabajo? ¡El método GTD surgió para evitar esas situaciones!
En el post de hoy entenderemos lo que es el método GTD, cuales sus beneficios para los profesionales de TI y como puede ser aplicado en su día a día. ¡Compruebe!
¿Lo que es método GTD?
El GTD (abreviación de Getting Things Done) fue creado por David Allen, un estudioso norte-americano sobre productividad y escritor del libro “El arte de hacer que las cosas sucedan”. Para Allen, el problema de los métodos tradicionales estaba en la complexidad de sus aplicaciones y en el esfuerzo necesario para colocarlos en práctica. Por eso, resulto proponer una nueva metodología basada en 5 pasos y enfocada en la ejecución de las tareas.
Para el creador del GTD, ser productivo no significa hacer mas cosas, pero liberar la mente para que se concentre en la ejecución de las tareas mas significativas. Después de 30 años d experiencias, palestras y entrenamientos, el autor observo que las personas no sufren con el volumen de las cosas a ser realizadas, pero con el proceso que utilizan para realizarlas.
O sea, el método GTD es enfocado en dar mas significado a las actividades, garantizar el enfoque en la ejecución, liberar la mente de “anotaciones mentales” sobre lo que debe ser realizado a cada momento del día y, con eso, propiciar mas tiempo productivo para quien utilizar.
¿Cuáles son los principales beneficios en utilizar el método GTD?
Antes de explicar la metodología, vale reforzar los 4 principales beneficios del GTD:
- Ayuda a no olvidar las actividades (importantes o no);
- Esclarece sobre tareas prioritarias y enseña negar aquello que no agrega valor al día a día de la persona y de la empresa en que trabaja;
- Facilita el acto de delegar y acompañar actividades;
- Auxilia la persona a atender a los plazos acordados y ganar mas credibilidad frente a sus compañeros de trabajo.
¿Cuáles son las etapas de la metodología GTD?
El método GTD establece algunos hábitos esenciales para aumentar la productividad.
Abajo abordaremos cada uno de ellos.
Capturar
El primer habito sirve para liberar nuestra mente de recuerdos que pueden sacar su enfoque a largo de las actividades. La idea es utilizar el cerebro para procesar informaciones y no para recordar asuntos de corto plazo.
Luego, ese es el momento de transferir todo lo que genera preocupaciones (pequeñas o grandes) para un repositorio más apropiado y confiable. El deposito de las informaciones puede ser un pequeño cuaderno o aplicativo de celular.
Experimente realizar eso: siempre que recordar de algo, anote en un lugar confiable que usted pueda consultar más tarde. Los recuerdos pueden estar relacionados con actividades, asuntos a tratar con una persona, cosas a comprar, indicaciones de lecturas, entre otras.
Esclarecer
Este es el momento de retomar las anotaciones realizadas durante el día. Su misión será analizar cada elemento capturado y decidir si es necesario actuar o no sobre aquel tema. Abajo explicaremos como clasificar los elementos que necesitan o no de una acción.
Organizar
Aquí, la persona debe clasificar correctamente lo que fue esclarecido y almacenar sus listas para acceder a ellas en el momento y lugar más adecuados.
Reflejar
Una vez por semana o a cada periodo es importante revisar y actualizar todas las informaciones para tener seguridad que el sistema funciona y crear una perspectiva diferente sobre las actividades.
Compromiso
Usted estará comprometido en una tarea cuando saber que ella es la más importante a ser realizada en aquel momento. O sea, nada distraerá su atención.
Cuanto mas usted practicar las fases anteriores del método GTD, mas sentido y enfoque las próximas actividades tendrán. Mayor será su compromiso y menor el poder de interrupción por asuntos o tareas no planificadas.
¿Cómo utilizar en su día a día?
- Capture en un cuaderno o aplicativo todo lo que es importante para usted: recuerdos, conversaciones con las personas, e-mails, informes, actividades, entre otros elementos;
- Utilice 5 clasificaciones para esclarecer la atención que algo merece:
- Basura – algo que no necesita de acción y no necesitará ser recuperado en algún momento.
- Tal vez/Un día – hacen parte de las ideas que usted todavía no sabe lo que hará con ellas y que merecen una revisión futura.
- Referencia – asuntos útiles que pueden ser utilizados en proyectos o en momentos futuros, pero que no demandan cualquier acción.
- Tareas – cualquier actividad que pueda ser completada en los próximos 2 minutos, debe se realizada inmediatamente. Segundo Allen, adiarlas solo hará usted gastar mas tiempo. Aquí están encuadradas las respuestas y e-mails, impresión y firma de documentos, además de otras pequeñas tareas.
- Proyectos – aquello que necesita ser planificado o priorizado para ser ejecutado en mas de 2 minutos.
3. Todo proyecto puede pasar por una de tres acciones posibles:
- Hacer – deben entrar para esa lista las actividades que dependan de su experiencia o que usted tenga tiempo suficiente para dedicarse a ellas. No es viable asumir muchas tareas que jamás serán entregues.
- Delegar – es solicitar el apoyo de un compañero o colaborador y programar una actividad de acompañamiento para un momento posterior. Por ejemplo, preguntar el status de la tarea para la persona responsable por su ejecución, después de 7 días de tener delegado.
- Adiar – programar un mejor momento para ejecutar aquella actividad, pudiendo hasta ser programada como la primera actividad, la mas importante de la lista de tareas.
4. Una vez por semana, retome las anotaciones y registros para validar si su sistema esta funcionando. Es el momento de la revisión.
5.En el día a día, no pierda tiempo pensando sobre las ideas. Una vez que aparezcan, anote y continúe centrado en las tareas de su lista de tareas.
¿Cuáles tecnologías pueden ser utilizadas?
Usted debe estar pensando: “¡Ok, el método GTD parece funcionar, pero no para los profesionales de Help Desk, pues recibimos tickets con prioridades y SLAs diferentes!”. Eso es una verdad parcial y la tecnología puede ayudarlo y acabar con ese problema.
Utilizando un software de help desk, usted podrá evaluar cual es el tiempo promedio gasto diario, semanal y mensualmente para atender los incidentes y requisitos. Después, basta calcular cuanto tiempo sobra para proyectos preventivos y de mejora continua.
Otras tecnologías que pueden ser utilizadas son:
- Trello: para organizar listas de forma visual;
- Evernote, One Note o Google Keps: para hacer sus anotaciones y verificarlas en otros dispositivos;
- Remember de Milk: una aplicativo ayuda a crear y organizar listas y plazos.
El método GTD puede ser utilizado por cualquier persona que desee aumentar su productividad, liberar su mente y actuar con mas enfoque sobre sus actividades. Si usted tiene eses objetivas, empiece a practicar la metodología y vea los avanzos graduales que tendrá en su rutina.
¿Usted cree que el método GTD puede ser aplicado en el día a día de los profesionales de TI? ¡Entonces comparta este texto en sus redes sociales y ayude sus compañeros a conocer ese tema y aplicar las técnicas en sus rutinas!