La rutina del sector de TI es muy intensa. Además de acumular funciones para mantener la infraestructura activa, él todavía es accionado para dar soporte y apoyo a las tomas de decisión del directorio. O sea, la gestión de tiempo es crucial para el buen funcionamiento del departamento.
La excelencia de la performance de TI garantiza que los recursos de tecnología sean utilizados en su integralidad, lo que significa decir que el sector de TI impacta directamente la productividad y los resultados de todo el negocio.
¿Pero, como eliminar problemas y fallas que roban horas preciosas de su equipo de TI? En este post indicamos 7 estrategias esenciales. Acompáñenos
- Haga una planificación periódica
El sector de TI, naturalmente, necesita lidiar con situaciones emergenciales. No por acaso, él es responsable por las funciones de Help Desk y Service Desk.
Por lo tanto, es necesario hacer una planificación de prioridades, responsabilidades y procesos que deben dictar las reglas de ejecución del sector.
E-mails, acompañamiento de tickets, elaboración de entrenamientos, desarrollo de informes para la gestión, evolución de proyectos y otras tantas actividades surgen al mismo tiempo en el sector de TI.
Con una buena planificación, todas ellas pueden ser ejecutadas con eficiencia, obedeciendo una prioridad y tiempo limite para la entrega de las soluciones.
La planificación también direcciona las tomas de decisión de cada miembro del equipo, que sabrá cual acción priorizar, cuales profesionales involucrar en el proceso, lo que fue realizado en las etapas anteriores y lo que es necesario ser entregue para la siguiente.
2. Delegue las tareas eficientemente
Para una buena gestión de tiempo es fundamental tener una organización de equipo eficiente, con las responsabilidades delegadas segundo la especialidad de cada miembro.
Al distribuir el equipo en diferentes enfoques, el gestor garantiza que todas las responsabilidades del sector de TI serán correctamente acompañadas.
Además de eso, determinar los especialistas para cada actividad también asegura que sus resoluciones serán obtenidas con más precisión y rapidez, economizando tiempo y recursos, que no serán gastos debidamente.
3. Desarrolle procesos que privilegien la gestión de tiempo
Otro tópico capaz de optimizar la gestión de tiempo es el diseño de procesos. Para eso, ellos necesitan ser elaborados asegurando por la entrega de las informaciones correctas a cada etapa.
Una de las maneras de estructurar procesos en el sector de TI es invirtiendo en un sistema único de gestión de Help Desk e infraestructura. El garantizara un acompañamiento de tickets objetivo y permitirá que informaciones de un servicio complemente el otro.
O sea, en vez de emitir informes independientes y exigir que el equipo de TI estratégica haga sus análisis, el proprio sistema evaluará sus datos apuntando cuales elementos pueden ser mejorados.
Es lo que sucede cuando el volumen de apertura de tickets por lentitud de un sistema corrobora para la evaluación de rendimiento de un servidor, por ejemplo.
4. Automatice procesos y funciones de atención
El equipo de TI, es casi siempre, compuesta por profesionales de alto valor y conocimiento. Por lo tanto, utilizar eses talentos eficientemente es, además de todo, estratégico sobre el punto de vista financiero.
En lugar de asignar a estos empleados en rutinas mecánicas, por ejemplo, el administrador de TI puede optar por automatizar tales procesos, como el reinicio de un servidor de correo electrónico, por ejemplo. Esto ahorra el tiempo recursos humanos especializados.
Los mismo sucede en el control de tickets. Envés de alocar un profesional para identificar tickets que relaten el mismo problema, un sistema de gestión de TI puede interpretar, unificar tales protocolos y direccionar apenas una fuerza de trabajo para encontrar la solución para dos o mas usuarios.
5. Enfoque en las acciones de TI preventivas
Para tener una economía de tiempo es importante también enfocar en acciones preventivas que eviten recurrencias de tickets para el sector de TI.
Evaluar históricos de tickets de Help Desk, por ejemplo, permite que el gestor identifique puntos de dudas y necesidades de entrenamientos específicos para algunos usuarios.
Acciones preventivas garantizarán que los propios usuarios de un sistema solucionen sus demandas por medio de un FAQ inteligente o manual, permitiendo que el tiempo del equipo de TI sea direccionando para problemas mayores y mas complexos.
6.Mejore la comunicación y gestión de tickets
La comunicación ineficaz también es un gran factor para retrasar o hasta mismo, perturbar procesos. En el caso del sector de TI, el lenguaje técnico puede ser una berrera.
Usuarios ni siempre comprenden algunos términos propios del vocabulario del área de TI y utilizarlos puede hacer con que el analista tenga que hacer nuevas explicaciones que toman tiempo o hasta mismo ofrezcan la solución que no es la que verdaderamente necesita ser proporcionada.
Otro punto importante en la comunicación dice respecto a los medios disponibles para que clientes y usuarios ingresen el área de TI. Con acciones limitadas, muchos procesos y problemas pueden demorar mas tiempo para ser solucionados.
Por eso, es necesario proporcionar diversos canales de interacción con el sector de TI garantiendo que los clientes y usuarios tengan amplio acceso al soporte.
Con muchos canales para atención, por lo tanto, es necesario tener un sistema único que centralice todos los llamados y tickets abiertos, sea por teléfono, e-mails o directo de las estaciones de trabajo.
Con un sistema único es posible unificar soluciones, identificar cuales los tickets necesitan de apoyo presencial y direccionar el equipo mas próximo, lo que además de economizar el tiempo, también reducirá considerablemente los costos de desplazamientos del sector.
7. Considere el outsourcing
El outsourcing de TI permite que el equipo interno del sector enfoque sus esfuerzos en las decisiones mas estratégicas. O sea, es una forma de alocar sus talentos humanos mas eficientemente.
Además de eso, al elegir un proveedor para prestar servicios de TI a la empresa, un gestor ganará en términos de rendimiento y know how.
Eso sucede porque el prestador de servicios de TI será un especialista en su área, y claro, ejecutará los procesos y acciones siguiendo un Service Level Agreement (SLA) que definirá los padrones mínimos de eficiencia, calidad y tiempo de respuesta.
Como es posible concluir, la gestión de tiempo esta directamente conectada a la productividad de la empresa y, por consecuencia, a sus resultados. Por lo tanto, no es una tarea simple de ser ejecutada, pues existe mucho desperdicio de tiempo con procesos obsoletos, fallas en la ejecución por falta de atención y hasta comportamientos inadecuados del equipo.
¿Su equipo de TI es enfocada en sus actividades o necesita constantemente ser corregida y redireccionada en ese punto? Deje su comentario diciendo cuales taticas utiliza para gerenciarlos.