El acto de comunicar tiene como objetivo transmitir un mensaje y garantizar que ella sea comprendida correctamente, lo que, en el mundo corporativo y en sectores como el Help Desk, puede llevar al éxito o al fracaso total de una estrategia.
En esa dinámica, el Help Desk es un canal, que entre otras funciones, dedicase a transmitir conocimiento, buenas prácticas y soluciones, o sea, hace total sentido decir que el es una herramienta esencial para la comunicación interna, no es así?
Pero es posible dejar su papel más claro al describir sus contribuciones para la comunicación interna. En este post, listamos las principales. Confira.
Integración de equipo de atención
Con una herramienta de Help Desk eficiente, la base de datos y el histórico de llamados es único, lo que permite que todos los miembros de atención tengan acceso a las mismas informaciones.
De esa manera, la atención puede ser uniforme, y mismo los funcionarios con menos experiencia tendrán los datos disponibles y listos para ser consultados. El equipo de atención, por lo tanto, dará informaciones de manera apropiada, ágil y completa para clientes y usuarios que accionen el canal.
Sectores internos que reciben las mismas informaciones y orientaciones con origen en el sector de atención también se beneficiarán de la calidad y de la integridad, o sea, tales efectos son replicados en todos los direccionamientos del mensaje considerando los términos de la comunicación.
Históricos guardados por el Help Desk
Históricos de contactos guardados por sistemas y el sector de Help Desk también son cruciales para la revisión de asuntos tratados y resoluciones dadas.
Estudiar los métodos y las tácticas de resolución de problemas que ya sucedieron es fundamental para crear soluciones aún mejores, entrenar nuevos funcionarios y desarrollar procesos más eficientes.
En casos específicos y de contestación, son pruebas concretas sobre las directrices que fueron dadas para tickets abiertos en el sector, lo que, en el caso de empresas de TI tercerizadas, puede significar la manutención del buen relacionamiento y contrato de servicio con un cliente.
Respuestas rápidas y automáticas
Con todas las informaciones centralizadas y organizadas, sea históricamente, sea por informes, el Help Desk puede ser mucho más ágil en la resolución de problemas.
Así, llamados direccionados al Help Desk serán rápidamente solucionados, agrupados con otras demandas con el mismo contenido o hasta mismo recibirán respuestas automáticas sobre como ellos serán tratados.
Eso economiza tiempo del sector de atención, mantiene clientes y usuarios cientes de las resoluciones que están siendo dadas, y claro permite la rápida solución considerando datos que fundamentan las decisiones del Help Desk.
Adecuación a la realidad tecnológicas de las empresas
La comunicación interna siempre ha tenido su papel estratégico en el negocio, pero con la entrada de las innovaciones tecnológicas, las relaciones y el cambio de informaciones fueron drásticamente modificadas.
Así, es necesario usufruir de las ventajas que las tecnologías ofrecer para traer mejores resultados a la transmisión de conocimiento y de informaciones, puntos esenciales para la rutina de trabajo de los funcionarios.
Al mismo tiempo, es necesario asegurar por algunas cuestiones que deben ser evitadas para que no generen ruidos en la comunicación por ejemplo, el exceso de términos técnicos. En resumen, la comunicación intern necesita mantener su aspecto humanizado y personalizado, para que todas las partes se comprendan.
Diseminación y registro de las informaciones
El registro de llamados puede ser considerado el inicio de una comunicación, así, un sistema que permita la centralización, la categorización y la resolución de su contenido puede ser considerado una importante contribución para la transmisión de informaciones.
Ofrecer diversas maneras de registrar llamados, como e-mail, chat, teléfono o mismo en la pantalla de trabajo del computador, también es un beneficio para la comunicación. Por lo tanto, es necesario que todos eses formatos y canales sean concentrados en un mismo registro.
Si el recibimiento y la organización son importantes, la diseminación de esos puntos también es. Cuando el sistema de Help Desk recibe llamados de diversos usuarios sobre un mismo problema, la resolución y la diseminación de respuesta pueden ser optimizadas.
Para eso, es necesario que el sistema de Help Desk tenga automaciones que permitan la identificación, realicen el análisis de las prioridades con el SLA, apuntan los usuarios-claves o responsables por los sectores y, despues la resolución, notifiquen todos los involucrados.
Mejores resultados en la comunicación interna
Como es un sector y un sistema que concentra diversas demandas y dificultades de los usuarios, el Help Desk también puede ejercer un papel preventivo.
O sea con base en sus informes, es capaz de apuntar cuáles procesos pueden ser mejorados, mostrar la necesidad de entrenamientos para determinados funcionarios o sectores y dar otras contribuciones. Abajo, conozca algunas ventajas de una comunicación interna eficiente utilizando el Help Desk.
Mejora del clima organizacional
Sin resoluciones o organización de los procesos del sector de Help Desk, los usuarios y los clientes pueden sentirse desamparados. Al no tener una referencia para solicitar ayuda, el individuo puede sentirse frustrado y limitado. Sus actividades comprometidas por la falta de resolución también crearán conflictos internos y estrés entre los colaboradores.
De esa manera, la comunicación interna y el clima organizacional estarán asegurados con soluciones relacionadas para la gestión de Help Desk.
Reducción de costos con la comunicación
Mensajes automáticas que avisan todos los usuarios involucrados en un llamado o concienticen sectores enteros con nuevas resoluciones pueden reducir costos considerables con la comunicación.
Además de eso, la rápida transmisión de un mensaje también garante que las actividades de los funcionarios, sectores y filiales sean restablecidas más rápidamente.
Disminución de rumores e informaciones no oficiales
Con las informaciones y las mensajes correctamente correctamente distribuidas, orientaciones informales y hasta mismo rumores pueden ser mitigados.
Un buen ejemplo es cuando un rumor se propaga en la empresa sobre una manera de driblar la gobernanza de TI y conseguir inserir dispositivos externos en la red interna. Eso hará con que muchos funcionarios intenten forzar la red, lo que puede fragilizar la seguridad de los datos, por ejemplo.
Con el tiempo, la centralización de informaciones en un sector y su diseminación regular y confiable fortalece su función estratégica para el negocio. El Help Desk deja de ser apenas un sector para solucionar demandas de TI y pasa a ser un centro de conocimiento.
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