El sector de TI ocupa un papel fundamental en un negocio, ya que su desempeño puede afectar la productividad de todos los otros sectores. Entre las varias atribuciones de esa área, está la necesidad de providenciar reparos en equipos, de manera que el tiempo de parada sea el menor posible. ¿En ese punto, sepa que elaborar un buen inventario de equipos de TI puede ayudar bastante?
Por lo tanto, muchas empresas dejan de hacer ese levantamiento. Así, después de algún tiempo, los procesos de manutención son perjudicados, lo que eleva el costo y reduce el desempeño. ¡Entonces, para entender mejor la importancia de un inventario de equipos de TI, de qué manera hacerlo y cuales son los errores más comunes en su elaboración y manutención, continúe la lectura!
¿Lo que es un inventario de equipos de TI?
Ese inventario se refiere a una lista que reúne informaciones de todos los aparatos de informática que hacen parte del patrimonio de una empresa. Este registro incluye hardwares, softwares y usuarios. Es importante que, en el caso de equipos, consten las especificaciones técnicas: número de serie, fecha de compra, fechas de manutenciones ya realizadas y así por delante.
En el caso de hardware, ese levantamiento abarca computadores, impresoras, tablets, servidores, switches, ruteadores, además de otros aparatos similares. También es importante que el registro de cada equipo incluye informaciones sobre garantía y contratos de los proveedores de servicio, lo que agiliza el accionamiento del soporte.
¿Cual es la importancia de un inventario de TI?
Tener en manos todos los datos de los equipos de informática permite que el gestor de TI tenga una visión general del parque de máquinas. Así, es posible identificar rápidamente cualquier fragilidad, como la obsolescencia de determinadas máquinas y softwares con licenciamiento pendiente.
Además de eso, el registro de cada aparato contiene datos de contacto para que el soporte sea accionado inmediatamente cuando haya la necesidad de reparos. Sin esas informaciones, una empresa puede terminar pagando por un servicio de manutención que ya está incluso en algún contrato.
Con la identificación anticipada de fragilidades y el accionamiento de los proveedores de servicio recomendados, el resultado es la reducción de los costos y el aumento de desempeño de la manutención.
¿Como hacer un inventario eficiente de equipos?
Aunque pueda ser trabajosa, la creación de un inventario queda más fácil cuando se tiene los pasos principales en mente. Entonces, conozca, luego abajo, algunos pasos importantes.
Separe los activos en categorías
Básicamente, existen 3 categorías principales de recursos: hardware, software y usuarios. Por lo tanto, determinadas empresas pueden ver la necesidad de crear categorías diferentes. De cualquier manera, lo importante es que sean definidos los grupos principales y, luego después, los subgrupos.
Elabore un estándar para citación
Ya que algunos equipos pueden ser idénticos, es importante crear un estándar de citación, utilizando una mezcla de letras y números. Al citar cada aparato, es importante seguir una lógica, de manera que la simples visualización de nombre permita la identificación del bien.
Registre los equipos
Incluya cada equipo en la lista, agregando todas las informaciones necesarias. En el caso de computadores, por ejemplo, es importante que consten IP, MAC, Address, nombre en la red, número de serie, contacto de soporte, entre otras cosas.
Descubra fragilidades y oportunidades
Durante el levantamiento, preste atención a fragilidades, como la necesidad de cambiar algún equipo, por ejemplo. Además de eso, tal vez usted observe la ociosidad de algún aparato que pueda ser mejor aprovechado en otro sector.
Monitoree constantemente
Alimente el sistema con datos útiles constantemente. Siempre que haya cualquier adquisición y manutenciones, registre todo eso para poder contar con esas informaciones futuramente.
¿Por que es difícil mantener el inventario de TI actualizado?
La mayor dificultad tal vez esté en utilizar la herramienta incorrecta para cuidar de un proyecto tan complejo. La intención de crear un inventario es excelente, pero hacer eso en un Excel es muy difícil y, principalmente, ineficiente.
Si un inventario ocupa mucho tiempo y no trae un retorno compatible, la directora termina optando por abandonar ese proyecto. Por lo tanto, la cuestión puede ser resolvida al adoptar la herramienta ideal, como un software específico de gestión de TI.
¿Cuales son los errores más comunes en la elaboración y manutención de un inventario de TI?
Gestores de varias empresas saben de la importancia de un inventario de equipos de TI y tienen providenciado que eso sea realizado. Por lo tantos, algunos errores tienen sifo competidos, comprometiendo la calidad del levantamiento. Por eso, vea algunos descuidos que usted debe evitar.
Ausencia de un responsable por el inventario
Algunas empresas cometen el error de no designar un responsable para conducir la elaboración del inventario y cuidar de su manutención. El resultado es que un colaborador deja la responsabilidad para otro, y el proyecto no funciona.
Desorganización de las informaciones
Eso sucede cuando no se utiliza la herramienta correcta. Si el inventario es montado en planillas o, peor aún, en archivos de texto, los registros de cada equipo nunca quedarán padronizados y usted debe saber muy bien que fa falta de padronización solo trae problemas.
Desactualización de registros
Algunas empresas hasta crean el inventario, pero, despues de isto, ele deja de ser actualizado. Así, cuando es necesario recurrir al registro de cierto equipo, no se puede confiar en los datos que están allá.
Ausencia de datos importantes
Ese es otro error decurrente de utilización de las herramientas incorrectas. Un software específico apunta cada información que debe ser agregada. Por lo tanto, una planilla puede ser editada libremente, lo que ocasiona inconsistencia en las líneas y columnas, de manera que informaciones importantes sean olvidadas.
No utilización de softwares especializados
Hay factores que encaran la utilización de softwares especializados apenas como un gasto. Lamentablemente, eso es resultado de la falta de una visión abrangente, dejando de llevar en cuenta el costo y el desempeño en medio y largo plazo.
En este artículo, usted conoció como es importante crear y mantener un inventario de equipos de TI. Al final, el permite identificar fragilidades y oportunidades de mejora, facilita la solicitación de soporte, posibilita un acompañamiento detallado de la situación de cada equipo y promueve la reducción de costos.
¿Siendo así, que tal providenciar la creación de inventario de TI en su empresa lo cuanto antes? ¡Entre en contacto ahora mismo con la Milvus para conocer mejor nuestro sistema de gestión de TI!