Independientemente si usted está equipado para lidiar con ellos, el número de activos de una empresa en crecimiento tiende a expandirse y multiplicarse incontrolablemente. Es muy parecido con la Hidra de Lerna de la mitología griega, cuando usted cree que tiene su activo bajo control, más dos aparecen de lo nada.
Desde un mouse, teclado, hasta su propiedad intelectual, su organización está hecha de activos. Por lo tanto, no es incorrecto decir que la calidad de la gestión de los activos que usted practica, puede hacer quebrar a su organización.
Cuando está hecho de la forma correcta, la administración de activos va mucho más allá de hacer una lista de todos los activos que usted posee. Desde ayudar a mantener el control del desempeño de un activo, hasta ayudar al equipo del sector financiero con el presupuesto del próximo año, la administración de activos agiliza una infinidad de cuestiones, que podrían impactar de forma negativa en el progreso.
Pero por otro lado, cuando está mal hecha, puede fácilmente perjudicar mucho sus operaciones.
Esto, hace a la administración de activos mucho más, que apenas una buena inversión. Ésta, casi se convierte en una red de seguridad obligatoria. Aquí están cinco trampas, comunes, que pueden surgir sin una buena administración de activos.
1) Falta de Informaciones Sobre el Activo
Es una tarea muy difícil, catalogar todo el hardware, software y servicio de la empresa. Pero la administración de activos y la adquisición de informaciones relevantes y válidas, hoy en día, es insustituíble. Y en ausencia de tales informaciones, su organización podría ir de un mero desorden, a un caos total.
El primer paso sería la creación de un banco de datos central, donde todos sus activos son listados.
Estas informaciones pueden incluir todo, desde direcciones IP, garantía y detalles del proveedor, hasta la ubicación del activo. Usted puede hacer las cosas aún más fáciles a través de la organización de sus activos en diferentes categorías, como hardware, software, sevicios y así en adelante. Este tipo de banco de datos central puede ahorrarle mucho tiempo, apenas por el hecho de darle todas las informaciones que usted necesita sobre los activos en un sólo lugar.
2) Errores y Pérdida de Productividad
En un momento determinado, una organización pone millares de activos en juego. Nuevos activos son agregados todos los dias y los antiguos son constantemente removidos. Algunos son enviados para mantenimiento y otros ya tienen vencida la garantía. Con una actividad tan frecuente, es absolutamente necesario mantener el control de todos ellos. Las informaciones de nuevos activos generalmente son agregadas de forma manual en el banco de datos. La posibilidad de errores y olvidos, convierte este proceso en algo completamente desgastante e insustentable.
Con la utilización de softwares que identifican automáticamente cualquier nueva adición a su red, usted elimina el trabajo físico. Un software como éste, una vez instalado en su computadora principal y “linkeado” a su red, comienza a suministrar informaciones de los recién llegados a su red, automáticamente. Una vez que los nuevos activos son identificados, son enviados para su banco de datos central. Filtros adicionales también pueden ser activados, para garantizar que el escaneamiento idetifique softwares que usted no cuenta como activos.
3) Mala Ubicación de Recursos
Siempre que usted adiciona nuevos activos a su red, hay una infinidad de otros activos y personas asociadas a él. Es aquí que la atribución de prioridad a un activo entra en acción. Por ejemplo, cuando el gerente de ventas tiene una presentación en diez minutos, un problema con su computadora tiene una prioridad más alta que la de una computadora de una persona de recursos humanos.
Con la cantidad de cuestiones a ser resueltas, el tiempo de su equipo de TI, es un recurso que no debe ser tratado sin importancia. Y esta priorización de activos puede ayudarlos a juzgar cuál ticket, debe ser tratado primero. Pero la ausencia de este tipo de categorización y jerarquía, causará mucha confusión y pánico en la empresa.
4) Falla y Depreciación de los Activos
La gestión de activos es muy parecida con su gestión financiera. Una administración de activos mal cuidada puede comprometer todo, desde su incapacidad de identificar los defectos, hasta preveer los gastos.
Una buena administración de activos puede ayudar a evitar varios problemas, permitiendo que su equipo de TI pueda vincular los activos a los incidentes que reciben.
Esto, crea un historial de atención, asociado a todos los activos que usted posee. Cuando sea necesario hacer una limpieza y diagnosticar la “salud” de los activos, basta que usted analise los tickets que ya están en su helpdesk. Esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero, alertándole con anticipación sobre activos defectuosos, o con un mal funcionamiento continuo.
Otra parte de la gestión de activos es la posibilidad de poder diagnosticar la vida útil y la depreciación. Sus activos, al contrario de muchos vinos, no siempre envejecen bien. Y usted, necesita un sistema de fallas para el cálculo de depreciación de cada activo, ayudando a su equipo financiero a preveer próximas compras.
5) Vulnerabilidades Inesperadas
Cada uno de sus activos depende de una serie de otros activos y cada persona depende de varios activos. Esto, significa que un activo por sí solo, podría causar una especie de efecto dominó y transformar la situación en un gran problema. Una administración de activos eficiente le ayuda a conectar los puntos, uniendo activos asociados unos a outros, y a sus usarios. Esto permite preveer posibles problemas, sus impactos, y le da una lista amplia de los activos y sus respectivos usuarios.
Cuando es vinculado el tipo (Software, Hardware, Servicio, etc), proveedor y localización del activo, en caso de mal funcionamiento, es mucho más fácil identificar el problema.
Sus activos, están totalmente conectados para el funcionamiento de su organización. Como usted los administra, va afectar directamente su negocio.
Una administración de activos de calidad, puede hacer funcionar su negocio a la perfección, y es por esto que la elección es muy importante y hace toda la diferencia, entre ser un profesional o un amateur.