La comunicación empresarial tiene papel fundamental en la administración de un negocio. Eso es todavía más importante cuando la empresa posee oficinas en locales distantes de la matriz. En ese caso, invertir en recursos tecnológicos en la gestión de filiales puede ser el diferencial para mantener el crecimiento de la compañía.
Una buena comunicación interna trae una serie de beneficios para las empresas. Para tal, es extremamente necesario la utilización de herramientas de tecnología de la información (TI) en el proceso de gestión. Pensando en eso, preparamos este texto para mostrar la importancia de invertirse en comunicación empresarial, además de un listado con 7 recursos tecnológicos que van ayudar usted en la administración de filiales. ¿Vamos empezar?
Importancia de una buena comunicación interna en la gestión de filiales
En una empresa, la matriz y las filiales poseen una relación de dependencia mutua. Para que la filial funcione de forma correcta, ella necesita de un conjunto de datos e informaciones que son proporcionados por la sede. En contrapartida, la matriz necesita administrar, monitorear y auxiliar el funcionamiento de la filial, visando garantizar el crecimiento de toda la compañía.
Mantener una comunicación interna constante y eficaz entre la sede y las filiales es indispensable para garantizar esa codependencia. De un lado, permite a la filial rápido y fácil las informaciones necesarias, impactando directamente en la motivación de los equipos y en la productividad de la oficina. Del otro lado, garantiza a la matriz los resultados de forma inmediata, auxiliando en el gerenciamiento y agilizando la toma de decisión.
La buena comunicación también a perfecciona la integración de servicio prestado por la empresa, una vez que afecta directamente el flujo de trabajo de la organización. La constante, cambio de informaciones optimiza la calidad del proceso y disminuye el tiempo entre una tarea y otra, mejorando los resultados del negocio.
Con ese proceso de trabajo más eficiente, la empresa mejora la calidad de sus productos y servicios. Eso influencia en la atención a las necesidades de los clientes, aumentando su retención y fidelización.
Recursos tecnológicos en la gestión de filiales
La tecnología es una poderosa aliada en la mejora de la comunicación interna de una empresa. Para garantizar todos los beneficios que eso proporciona, algunos recursos tecnológicos pueden ser empleados para auxiliar en la gestión de filiales.
- Red corporativa o Intranet
La red corporativa es una de las principales y más seguras vías de comunicación empresarial. Tratase de una red de computadores semejantes a la Internet, además del acceso restricto a los colaboradores de una empresa.
Por medio de la Intranet, es posible que funcionarios de todos los sectores, de la sede y filiales, puedan cambiar informaciones y datos de forma rápida y fácil. Ella permite la centralización y acceso a documentos y procesos, la divulgación de noticias internas y el mayor dialogo entre los equipos, disminuyendo costos y aumentando la productividad.
- Computación en nube
Otro recurso tecnológico para empresas geográficamente dispersas, la computación en nube consiste en ejecutar recursos computacionales, que generalmente utilizan equipos físicos, por medio de la Internet. Diversos servicios están disponibles en nube, desde herramientas de almacenamiento y procesamiento de datos hasta sistemas integrados de gestión empresarial (ERP).
Además de la reducción de los costos de adquisición y manutención de equipos, los datos y procesos en nube pueden ser accesados a todo el momento y de cualquier lugar. Eso mejora el cambio de informaciones entre los sectores de la empresa, facilitando también el gerenciamiento del trabajo y de los resultados de las filiales.
- Servicio de e-mail
Cuando el asunto es comunicación empresarial, el e-mail es todavía uno de los principales recursos disponibles. Dentro de la empresa, puede ser utilizado para marcar reuniones, transmitir órdenes y solicitar demandas, entre otras funciones.
Los servicios de e—mail formalizan los cambios de mensajes entre los funcionarios, una vez que registran los mensajes cambiados en forma de texto. Así, pueden ser utilizados para administrar los resultados y desempeño de los equipos de trabajo y de las actividades de la empresa.
- Redes telefónicas inteligentes
Así como los e-mails, los teléfonos son poderosos aliados en la comunicación y gestión de filiales. Una red telefónica corporativa permite que los colaboradores se comuniquen rápidamente unos con los otros de cualquier lugar de la empresa, hasta de otras oficinas.
Es importante invertir en un modelo PABX, una central telefónica que conecta todos los aparatos de la empresa. Con eso, los funcionarios pueden hacer llamadas sin costos o interferencias, además de poder transferir llamadas o colocarlas en espera.
Por lo tanto, para mejores resultados, es recomendable convertir el PABX tradicional en una central telefónica inteligente o PABX IP. Ese modelo utiliza la telefonía IP, una tecnología de red que hace utilización de los protocolos de Internet para transmisión de llamadas por la red corporativa. Así, cualquier aparato con conexión a la Internet o a la Intranet de la empresa podrá realizar llamadas para otros colaboradores.
- Servicios de videoconferencia
Los servicios de videoconferencia son muy utilizados por empresas para realizar reuniones con personas a larga distancia. Ese canal de comunicación reduce los costos de desplazamientos y agiliza la toma de decisión entre la sede y las filiales.
Algunos de esos servicios poseen función de compartir las pantallas, permitiendo la presentación de documentos e informes, lo que facilita la gestión de los resultados. El servicio todavía puede ser utilizado para mejorar la relación con los clientes, aumentando la fidelización de ellos con la empresa.
- Murales digitales
Otra herramienta empresarial que evoluciona con la tecnología fueron los murales de avisos. Lo que antes era un amontonado de papeles y copias de informativos internos, actualmente viene siendo sustituido por pantallas con fuerte apelo visual y lenguaje accesible.
Los murales digitales son muy utilizados en empresas de TI y ofrecen un medio de comunicación rápido y ágil entre sede y filiales. Por ser digital, permite la transmisión de contenidos informáticos en tiempo real para los colaboradores, además de reducir los gastos con impresión.
Ellos también son fácilmente editables, economizando el tiempo de actualización del mural. Cualquier nuevo contenido puede ser inmediatamente agregado a listado de informaciones exhibidas, de cualquier lugar de la empresa. Así, los gestores pueden transmitir noticias y demandas más rápidamente para los funcionarios, agilizando el gerenciamiento de los equipos.
- Herramientas de gestión
Otros recursos tecnológicos poderosos son las propias herramientas digitales de gestión empresarial. Ellas mejoran el desempeño de los equipos al integrar diversos servicios y unificar las informaciones en una única plataforma, que puede ser utilizada tanto en la matriz cuanto en las filiales.
Las opciones son diversas, desde la gestión de recursos hasta la atención al cliente. Basta saber escoger cuales las más adecuadas para la solución de sus problemas.
Como visto, los impactos positivos de una buena comunicación son diversos, influenciando desde el proceso empresarial hasta la satisfacción de los clientes. Saber emplear los recursos tecnológicos a favor de la gestión de las filiales puede mejorar y mucho los resultados de su negocio.
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