Comunicación y TI tiene una relación de dependencia mutua. Buena parte de la comunicación interna o externa de las empresas depende de algún recurso tecnológico, como e-mail, telefonía, intranet, internet, entre otros. Por otro lado, el uso eficiente de sistemas, aplicativos y softwares solo ocurre cuando hay una buena estrategia de comunicación, con entrenamientos, manuales, vídeos y demostraciones.
Una pesquisa del PMI indicó que 2 en cada 5 proyectos no alcanzan los objetivos del negocio previamente establecidos, siendo que 50% de los fracasos tiene a la comunicación pobre y poco objetiva como su principal causa. Luego, es innegable que la comunicación es esencial para el -éxito de las organizaciones, de los proyectos y sistemas de TI en medio y largo plazos.
En este post, usted entenderá 7 aspectos esenciales que no pueden faltar en la relación entre comunicación y TI en su empresa. ¡Compruebe!
1. Proximidad de los usuarios
Construir sistemas o procesos mas familiares a las personas que los utilizarán es uno de los mayores desafíos enfrentando por la TI. No basta ser útil, un software necesita ser pensado para facilitar la rutina de los usuarios finales y optimizar los procesos que las personas realizan. Con todo, sin conocer los hábitos de las personas, sus deseos o sus expectativas, es casi imposible pensar en algo que les atenderá y mejorará su experiencia.
Un estudio de la Forbes ilustra como el conocimiento del publico puede revolucionar un recurso tecnológico: una simples interface de sitio pensada para mejorar la navegación de sus visitantes seria capaz de aumenta en 200% la capacidad de un e-commerce en generar recetas.
Por eso, es esencial colocarse en el lugar de los usuarios finales al pensar en procesos o sistemas de TI. Ese es el fundamento de la comunicación: partillar ideas, experiencias y conocimientos, tornar común aquello que se vivencia. O sea, establecer una clara relación entre comunicación y TI.
2. Interpretación de la solicitudes
Ni siempre el usuario sabe expresar aquello que realmente necesita. Su solicitud indica apenas que descubrió una necesidad o detectó algo que parece normal. En esa hora, el profesional de TI debe interpretar la demanda para descubrir lo que el usuario necesita de hecho, al invés de ejecutar aquello que el pide.
Interpretar técnicamente cada ticket y atender a lo que debe ser realizado, y no lo que es el pedido, es mas una habilidad comunicacional que un buen profesional de TI necesita desarrollar y primorear.
3. Conocimiento del contexto de la comunicación y de la TI del cliente
Ya recibió un ticket urgente que necesitaba desconectar todos los usuarios de una red por algunos minutos para ser contestado ? ¿Su primera reacción fue evaluar el impacto de ejecutar aquel procedimiento en el momento de la solicitud o simplemente ejecuto lo que fue solicitado, sin pensar en el negocio del cliente?
En la mayoría de las veces, una buena explicación y previsión de atención del ticket en un horario fuera del expediente ya contornarían la situación. Conocer el ambiente tecnológico y el entendimiento del usuario sobre como una actividad de TI puede afectar el negocio de la empresa es un aspecto importante de la relación entre comunicación y TI cada vez mas exigido a los profesionales de esa área.
4. Explicación menos técnica
Siglas, términos en ingles, códigos y nombres técnicos poco contribuyen para la comunicación asertiva entre el equipo de TI y otras áreas de la empresa. Además, buena parte de la gente se ve obligada a decir que no entendió o que nunca oyó hablar de ese asunto y queda con mas dudas.
Cuanto mas simples y comparativa sea la comunicación, mas fácil sera la comprensión del usuario y su aceptación de la solución propuesta; ¡cuanto mas las personas entiendan sobre determinado ticket, mas valorizado sera el profesional que las atiende!
5. Comunicación mas visual
Utilizar recursos visuales para materializar informaciones que pueden ocasionar incomprensión significa facilitar el entendimiento del usuario. Segundo la Forbes, el cerebro humano interpreta 55% de una mensaje con base en las expresiones faciales y en los gestos de quien habla, 37% de la interpretación depende del tono de voz de las personas y apenas 8% son decodificados por causa de las palabras utilizadas.
Luego, utilice gestos, imágenes y entonaciones diferentes para facilitar la comunicación y la compresión sobre TI en su empresa. ¡Ciertamente, su trabajo será facilitado con esa estrategia!
6. Documentación de procedimientos
Una orden de servicios bien estructurado puede ser la base para eliminar posibles desgastes entre los involucrados en un ticket. Con todo, son pocas las empresas que utilizan esa táctica. Lo que costumbra suceder son los sucesivos intentos en atender un ticket y los repetidos fracasos por descubrir que el usuario, el ambiente o los recursos necesarios no estaban disponibles.
Documentar los procedimientos ayuda a conectar los ticket de forma mas rapida, con planificaciones bien elaborados de aquello que será ejecutado y aceptación de todos. Por eso, mas que controlar los procedimientos de apertura y cierre de tickets, analice como la documentación y padronización de las atenciones puede generar mas eficiencia y pro-actividad para su equipo.
7. Transmisión de conocimiento
Transmitir conocimientos valiosos de un sector para otras áreas de la empresa significa aumentar las oportunidades de el negocio desarrollarse, ser mas eficiente y tener mas valor para sus clientes — ¡significa ser mas competitivo!
Un levantamiento del PMI mostró lo que falta de una transmisión de conocimientos significativos y pasibles de ser consultados es responsable por la ejecución de 34% de todos los procedimientos mal sucedidos. Por otro lado, empresas que formalizan un proceso transmisión de conocimiento garantizan 35% a mas de éxito en la realización de sus actividades.
Si la área de TI es vital para el negocio de la empresa, ella necesita especializarse en identificar, capturar, compartillar, aplicar y evaluar todos los conocimientos y estrategias que optimizan las rutinas. Ciertamente, la transmisión de conocimiento es un factor que depende de la buena relación entre comunicación y TI.
Es verdad que la comunicación depende de la tecnología de la información para ser difundida entre los colaboradores y clientes de una empresa. También es un hecho que TI, sin el apoyo de una comunicación asertiva y eficiente, no genera los resultados esperados por las empresas. ¡Por eso, utilice los aspectos citados en este texto para perfeccionar la relación entre comunicación y TI en su negocio!
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