De acuerdo a los recursos de TI vienen volviéndose cada vez más importante para el crecimiento de negocios, crece la necesidad de una gestión inteligente de sus gastos. La forma como su presupuesto es planificado y ejecutado es crucial para aumentar la productividad del sector y, consecuentemente, de toda la empresa.
Pero algunas dudas siempre aparecen en la hora de lidiar con la cuestión. Por mas que la planificación sea siempre una palabra-clave para una gestión eficiente. Pero, cuando el asunto involucrar prever gastos, eso es un gran desafío.
No se preocupe! Mostraremos aquí 5 sugestiones que van ayudarlo a planificar y seguir su presupuesto de TI con exito!
1. Identifique los principales gastos
Si es presupuesto de TI sea tratado con una planificación con cuidado, es posible descomplicar bastante ese proceso de gestión. Además de eso, la empresa para a ser capaz de programar inversiones, evaluar riesgos y garantizar eficiencia en el uso de los recursos. Todo eso, por lo tanto, exige conocimiento aprofundado los principales gastos.
El costo de mantener un sector de TI puede variar bastante, de acuerdo con el sector de actuación de su empresa y su dinámica interna. Todavia asi, una cosa es cierta: es posible categoriales de acuerdo con el destino y la función de cada uno.
Para empezar, es interesante que usted haga un levantamiento de gastos más recurrentes. La manutención, por ejemplo, es una despesa constante que la infraestructura de TI exige. Y no estamos hablando apenas de concertar equipos y prevenir fallas, mas de mantener los sistemas operando con calidad.
Diversos softwares utilizan licencias que necesitan ser renovadas. Contratos de IaaS y SaaS, por ejemplo, también se encajan en ese grupo. Dependiendo de cual la estrategia y el tamaño de su empresa, puede hasta mismo ser interesante tratar de esas despesar en separado.
El fundamental es que ese costo no esté directamente misturado, por ejemplo, a los de inversiones en nuevos equipos, mano de obra, consultorías etc. Vale recordar que el mismo debe ser realizado por departamento, pues eso facilitará en un segundo momento, de cual hablaremos a seguir.
2. Cree y analiza informes periódicos
Los gastos incluidos en el presupuesto de TI, cuando divididos por departamentos y categorías, costumbran variar al largo del tiempo. Eso ocurre en función de diversos factores 一 cambios en el mercado, implementacion de nuevas estrategias, cambio de equipos o softwares, entre otros.
Y la creación de una presupuesto para el próximo periodo (trimestre, semestre o año) no puede ser dejado para la última hora. En el mínimo, es necesario analizar constantemente el comportamiento actual de la empresa para planificar los pasos siguientes. Por eso, cree el hábito de generar relatorios y gastos y compararlos con lo que estaba previsto en el presupuesto inicial.
Esa estrategia permite la visualización de una panorama real de gastos actuales, además de servir de alicerce para la elaboración de los próximos presupuestos.
3. Estipule indicadores y metas
Para el monitoreo de los gastos actuales, es fundamental contar con métricas o indicadores que muestren lo cuan dentro del planificado esta el sector de TI. Por lo tanto, es necesario utilizar eses numeros tambien para definir metas para los presupuestos futuros. Y no estamos hablando solo de valores.
Una planificación de calidad debe contener cuales los softwares y hardwares que la empresa visa implementar, cuál es la forma de adquisición, sus planos de entrega, formas de pago etc. Presupuestos creados de última hora costumbran ser terror para los gestores, pues establecen un valor a ser invertido, pero no detallan exactamente como ese debe ser realizado.
Actuar con Business Intelligence es una práctica que debe hacer parte de la rutina de todo gestor. Si el TI asume un papel cada vez más relevante al generar valor para los negocios, crece también la necesidad de tomar decisiones inteligentes con base en informaciones confiables.
4. Haga una levantamiento de los gaps del negocio
El principal guía para la gestión de TI debe ser la estrategia de la empresa. Con base en ella, es necesario crear una planificación estratégica proprio para el sector ㅡ inclusive, el debe ser alineado con la Directoria. Por lo tanto, al elaborar un presupuesto de TI, es importante evaluar los gaps de negocio para identificar puntos a seren mejorados.
Estamos hablando de lagunas en la planificación o la capacidad de actuación de la empresa. Si el sistema de help desk, por ejemplo, vienen dejando a desear debido a la falta de integración entre los canales de atención, es hora de colocar una planificación un upgrade o escoger una nueva solución.
El mismo se aplica a otras herramientas y hasta los procesos de la empresa. Es posible, por ejemplo, insertar en el presupuesto la contratación de un nuevo profesional para desempeñar una nueva función que va optimizar los proyectos de TI.
Los mas importante es hacer una analise de esos gaps para verificar cual es la inversión que trajera el mayor retorno. Así, el presupuesto de TI no se vuelve el reflejo de simples gastos ㅡ y si un conjunto de inversiones.
Esas mejoras pueden ser estudiadas dentro de cada departamento para que la TI participe del proceso de evolución tecnológica de toda la empresa.
5. Utilice la tecnología a su favor
En la era de transformación digital, es importante colocar la tecnología para trabajar a su favor, incluyendo en los procesos de gestión. Existen diversas soluciones enfocadas en optimizar actividades más burocráticas que pueden ayudar a usted tener un control más rígido de los gastos de TI. Y no estamos hablando apenas de planillas y documentos digitalizados!
Invertir un sistema que gerencie el inventario de TI, por ejemplo, es fundamental para monitorear de cerca sus inversiones. En el, es posible consultar sus recursos, evaluar cuales tienen vida util mas corto y hacer la planificación para la substitución o manutención.
Como mostramos en el inicio del artigo, para seguir el presupuesto planificado es necesario estar alineado las demandas actuales de TI. Por eso, es fundamental identificar las necesidade antes que ellos surjan. Del contrario, los recursos (físicos y digitales) se vuelven obsoletos o inutilizables sin aviso previo!
La compra de nuevos equipos y softwares deben ser siempre planificada. Recursos que rompen o necesitan ser substitutos en situación de emergencia son evidencias de una falla en el proceso de gestión. Es necesario monitorear y garantizar que el presupuesto cubra la manutención preventiva para evitar correctiva.
Por simple que estos consejos sean, suelen pasar a la hora de elaborar una planificación de gestión. Haga el uso de ellas en su rutina y rápidamente el presupuesto de TI será un importante aliado de su equipo ㅡ y no un vilano!
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