Durante mucho tiempo, el sector de TI actuó como apenas un engranaje dentro de una empresa. El objetivo principal era garantizar un buen andamiento de los sistemas de informática de la corporación, con actividades de soporte, limitadas a solución de problemas simples, con hardwares y softwares. En ese cenário, no había tanta preocupación en gerenciar tareas.
Con la transformación digital, el crecimiento de la computación en nube, el big data y el aumento de la capacidad del internet, el sector de TI emergió como uno de los protagonistas en las estrategias de éxito de una empresa. El éxito del sector en ese nuevo papel en la organización debe ser acompañado de una buena gestión de tareas.
Con un mercado cada vez más competitivo y con herramientas cada vez más completas, la buena gestión acaba siendo el diferencial para que sea extraído el mejor de una infraestructura de TI, aumentando la productividad del sector y la efectividad en el cumplimiento de los plazos – sin elevar costos. En este post vamos presentar cinco motivos para que usted pueda implementar la gestión de tareas hoy mismo en su empresa. ¡Compruebe!
1. Alinear el sector de TI a los objetivos de la empresa
La gestión de tareas facilita el alineamiento de trabajos del área de TI a los objetivos de la empresa, colocando el sector como uno de los agente que hacen la diferencia para el éxito del core business. Para eso, el gestor del área debe participar de las reuniones en que son discutidas y establecidas las metas de la corporación.
Con las informaciones estratégicas en manos, el gestor podrá definir cuales son las herramientas y los servicios que serán utilizados, además de solucionar cuales colaboradores quedarán comprometidos en cada tarea, con funciones y plazos bien determinados.
Por medio de esa gestión estratégica, con un abordaje más consultiva, el sector de TI potencializa su integración con los demás sectores de la empresa. Así, toda organización estará sincronizada con un mismo objetivo.
2. Aumentar la productividad
La gestión de tareas ayudará en el aumento de productividad, pues permitirá rutinas más mensurables y organizadas, con plazos y estándares a ser seren seguidos. El objetivo es aumentar la carga de trabajo, sin aumentar los costos y sin sobrecargar los colaboradores. Eso solo será posible con una buena evaluación de los objetivos y de la capacidad de la infraestructura.
Entre las principales acciones que contribuyen para una ganancia de productividad, está la eliminación o automación de tareas repetitivas y burocráticas. Ese tipo de acción lleva tiempo y ocupa un funcionario que podría estar desempeñando un papel más determinante para el core business.
La empresa gana funcionarios y horas de trabajo sin que tenga que invertir en contrataciones, apenas con algunos reordenamientos y utilizando herramientas de automación de procesos.
3. Trabajar con las herramientas correctas
La gestión de tareas permite una evaluación detallada de las reales necesidades del sector de TI. Las ganancias en productividad dependen de la utilización de las herramientas y de los servicios correctos.
Cuando hablamos en optimizar las herramientas, no estamos refiriendo apenas las adquisición o actualización de activos, pero también a la eliminación o reemplazamiento de aquellos que solo generan gastos y pueden tener sus operaciones absorbidas por otros softwares o dispositivos. O sea, en vez de dos herramientas, lo ideal es centralizar las operaciones en apenas una, facilitando la gestión, el monitoreo y el acceso a datos y métricas.
La buena gestión de tareas, que culmina en una mejor utilización de los activos y el uso correcto de herramientas, reduce la necesidad del uso indebido de dispositivos y softwares externos, que pueden tornarse puertas de entrada para invasiones y fuga de información.
Son detalles que parecen pequeños a primera vista, pero que en el sumatorio se tornan un gran diferencial en la capacidad productiva de la empresa como un todo. En ese nuevo escenario de transformación digital, quien no esté con el sector de TI 100% alineado con los objetivos del negocio perderá un gran diferencial del mercado.
4. Tener más disponibilidad de la infraestructura
Ese es uno de los grandes desafíos de tareas, organizar los procesos a fin de evitar cuellos de botellas y pérdidas productivas, por falta de disponibilidad de infraestructura. La gestión de tareas debe estar alineada a un actuación proactiva del sector de TI, actuando preventivamente, con monitoreo y automación.
Una actuación reactiva, con base en soluciones de problemas después de los eventos, con los profesionales actuando como “apagadores de incendio”, termina truncando la productividad. En ese escenario, el sector de TI pasa a ser encarado de manera anticuada, como un agente que sirve apenas para resolver problemas.
Para implementar una buena gestión de tareas, el gestor deberá contar un equipo bien comprometido y una herramienta de gestión que permita la centralización de procesos, el monitoreo y la gestión de tickets.
Así, el gerenciamento de tareas podrá cumplir su principal misión, que es mantener un flujo de trabajo contínuo, en que los colaboradores tengan una rutina de trabajo más fluida, sin cuellos de botellas y excesos.
Como la gestión de procesos camina junto a la capacidad del emprendimiento, el sector de TI debe seguir la misma línea y mantener una rutina que acompañe todos los proyectos y las estrategias que visan el núcleo del negocio.
5. Mejorar el desempeño del equipo de proyectos
Sin una gestión de tareas, con la ausencia de un orden y con falta de herramientas bien planificadas para la ejecución de proyectos, la empresa corre el riesgo de tener pérdida de foco y de efectividad. El resultado son proyectos atrasados y sin sincronía.
Cuando hay una estructuración y una buena gestión, la integración entre los involucrados en un proyecto se torna más fácil. El gerente consigue acompañar y monitorear los resultados más de cerca. Además de eso, con las definiciones bien estructuras, con el aparato tecnológico correcto, la ejecución se torna más fluida y hay una padronización de las actividades.
Como vimos en este post, gerenciar tareas necesita de la creación de una buena política de delegación y monitoreo de tareas, en la cual el gestor consiga designar y distribuir las demandas con foco en el éxito del negocio, y no actuando como un agente reactivo. La mejor manera de atingir ese objetivo es con la utilización de una herramienta de gestión, que podrá ser integrada a los procesos.
¿Te gusto el post? ¡Entonces continúe con nosotros y aprenda cómo evitar gastos extras por causa del gerenciamiento de activos mal realizados!